làm bằng cây (vì vậy gọi là mộc ký, hoặc nói gọn là con mộc). Đồng thời
quan phủ cho phép làng cũ hủy bỏ tên những người dân đã di chuyển để ghi
vào bộ sổ của làng mới lập.
Quan phủ soạn tờ phúc bẩm, trình với quan Bố chánh việc mình đã làm,
kèm theo bản đồ tổng quát của làng tân lập, vị trí các sở đất, loại đất, tên
người xin khẩn, diện tích. Trên bản đồ thường vẽ hình cây lâm vồ, chòm
tre, lung bàu hoặc hình chùa miễu để làm chuẩn. Thôn trưởng ở mấy làng
giáp ranh đồng ký vào.
Tờ phúc bẩm này được quan phủ dâng cho quan Bố chánh, làm hai bổn.
Khi nhận được, quan Bố chánh phê “trình biện”; chuyển lên quan Tổng
đốc thì được phê “chiếu biện” khi chấp thuận.
Một bổn có lời phê trên đây lại gởi trả xuống cho quan phủ hoặc quan
huyện. Lập tức, quan phủ hoặc quan huyện đến làng tân lập nọ, lần thứ nhì,
để làm tờ khám án (Luro dịch là jugement procès verbal). Trong tờ này ghi
là đã đến nơi, gọi các viên cai tổng, thôn trưởng kế cận đến để xác nhận,
rồi kê khai các sở đất, diện tích, loại đất, tên người khẩn như trong tờ phúc
bẩm. Bên dưới là chữ ký của thôn trưởng, hương thân, của dân làng tân lập
cùng các ông cai tổng sở tại và lân cận.
Tóm lại, việc lập làng chia ra ba giai đoạn :
— Dâng đơn lên quan Bố chánh
— Quan phủ hoặc quan huyện đến nơi làm tờ phúc bẩm
— Khi được quan Tổng đốc đồng ý, quan phủ trở lại làng, làm tờ khám án
Trường hợp làng Châu Quới tân lập, tách ra từ làng Châu Phú (nay là vùng
chợ Châu Đốc) lúc mới làm đơn xin chỉ có 7 người dân đứng tên (2 người
dân có bộ cũ, 5 người dân lậu), đất khẩn các loại tổng cộng 66 mẫu (trong
đó chỉ có 2 mẫu thảo điền và 3 mẫu sơn điền) giúp ta thấy rõ tình trạng
làng xóm lúc bấy giờ, quan trên tỏ ra dễ dãi, những người đứng tên là tiểu
điền chủ, sau này sẽ quy tụ thêm dân đến làm công hoặc làm tá điền cho
họ.
Nói chung, hương chức làng (hương dịch) chia ra làm 2 hạng : “các chức
lớn” và “các chức nhỏ”. Các chức nhỏ là người thi hành, đi gặp dân để
truyền lịnh của các chức lớn. Muốn được hương chức cần có điều kiện tuy