nhất quán và chính xác của chương trình.
Bạn hãy đặt ra tiêu chuẩn về hình thức của những tấm thiệp và đảm bảo rằng
những nguyên liệu cần thiết để làm ra một tấm thiếp luôn sẵn có. Hãy luôn
sử dụng cùng một loại thiệp ghi nhớ hoặc giấy tiêu đề, cùng một loại mực,
cùng một loại phong bì và tem. Hãy tập hợp tất cả những nguyên liệu trên
vào cùng một chỗ - có thể là một túi đựng tài liệu hoặc một chiếc hộp - và
đảm bảo rằng chúng luôn đầy. Việc thiếu những nguyên liệu trên sẽ là một
chướng ngại vật có thể dễ dàng làm đổ vỡ chương trình viết thư cảm ơn của
bạn.
Bạn hãy quyết định ai sẽ là người viết thư. Là bạn hay ai đó được giao nhiệm
vụ này? Là nhân viên bán hàng đã giúp khách hàng chọn đồ? Kịch bản hợp
lý nhất là nhân viên đã giúp khách hàng chọn đồ, tính tiền cho khách và giúp
họ đăng ký vào danh sách thư sẽ ngay lập tức viết thư cảm ơn cho khách
hàng đó. Bằng cách này, nhân viên của bạn có thể đưa ra những mối liên hệ
cá nhân vào bức thư dựa trên sự tiếp xúc từ trước với khách hàng. Ví dụ:
“Chúng tôi hy vọng rằng chiếc máy lọc nước mới sẽ hợp với màu sơn của
phòng khách nhà bạn.” Tất nhiên kịch bản hay nhất không phải lúc nào cũng
xảy ra, vì thế bạn hãy luôn có phương án dự phòng.
Chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy nghĩ ra một lá thư mẫu và đặt ra những
tiêu chí khi viết thư. Hãy xác định phần mở đầu, phần thân và kết thư hợp lý.
Bạn đừng hy vọng nhân viên của mình sẽ tự động viết được lá thư như
những gì bạn mong muốn.
Chúng tôi thấy rằng thậm chí khi sử dụng thư mẫu thì vẫn luôn cần có một
người quản lý đọc lướt lại các bức thư trước khi gửi đi. Chúng tôi từng có
một nhân viên giỏi, người đã chán ngấy với việc bắt đầu lá thư bằng lời chào
kiểu như “Kính thưa + tên” và rồi gửi một lá thư cảm ơn mới bắt đầu với “O
Ye Brighton!” Anh ta nghĩ rằng thêm một chút “gia vị” như thế sẽ hay ho
hơn. Mặc dù anh ta đã viết rất nhiều lá thư nhưng khách hàng thì đâu có
nhận hàng trăm bức thư với nội dung giống hệt nhau như thế.
Sau đây là một mẫu thư cảm ơn của chúng tôi.
Kính thưa <tên khách hàng>,
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn bạn đã đến <Tên cửa hàng>.
<Hãy thêm một câu có tính riêng tư ở đây như: “Tôi mong rằng chồng của
bạn sẽ thích chiếc bánh kem Double Mocha Chip mà bạn đã đặt mua nhân
