phải giải thích hay nêu những ưu điểm của phương pháp đó, ý tưởng
đó để thuyết phục khách hàng đồng ý với ý tưởng của mình. Công việc
này đòi hỏi sự kiên nhẫn cũng như khả năng thuyết phục khách hàng
của người làm PR. Vậy nên, mỗi chiến dịch hay ý tưởng cần phải được
trau chuốt vì đó là cũng hình ảnh của công ty khách hàng.
Một số khách hàng chỉ muốn nói, đề cập đến những ưu điểm về sản
phẩm của họ với những chi tiết khá tỉ mỉ và rối rắm mà quên tập trung
vào những điều người tiêu dùng muốn nghe, chính vì thế không tạo
được ấn tượng cho người xem. Vì vậy, nhiệm vụ của PR phải làm vừa
lòng cả khách hàng và công chúng.
Cần phải lập một bảng tiến độ thực hiện thật cụ thể cho kế hoạch, để
theo dõi công việc và cũng để theo dõi thông tin mà khách hàng buộc
phải cung cấp cho phía Agency.
Đảm bảo chiến dịch/chương trình PR phải được thực hiện đúng tiến
độ. Kiểm soát rủi ro và có các phương án xử lý rủi ro trong suốt quá
trình thực hiện chiến dịch.
Cần có một hợp đồng nêu rõ những ràng buộc giữa doanh nghiệp và
Agency.
Có những báo cáo gửi cho khách hàng sau mỗi lần thực hiện chương
trình. Báo cáo phải đảm bảo trung thực về nội dung và trình bày bản
báo cáo bắt mắt nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp.
Hồ sơ đấu thầu
Trước khi ký được hợp đồng với khách hàng, Agency thường phải trải qua
thủ tục đấu thầu. Khi muốn tổ chức sự kiện, hoặc thực hiện bất kỳ chiến dịch
marketing nào, khách hàng sẽ chọn khoảng 3 đến 5 Agency và viết thư đề
nghị các Agency đó nộp hồ sơ doanh nghiệp về tham gia dự thầu.
Doanh nghiệp có một buổi brief với các Agency – Agency chuẩn bị hồ sơ,
ý tưởng trong khoảng 2 tuần – đến thuyết trình và doanh nghiệp chọn lựa –
ký kết hợp đồng nếu thắng thầu (đây thường chỉ là một quy trình đấu thầu
đơn giản cho những chiến dịch/chương trình ngắn hạn).
Hồ sơ đấu thầu
Giấy phép kinh doanh – giấy phép thành lập công ty
Hồ sơ giới thiệu năng lực (nhân sự, các chiến dịch/chuơng trình đã
130
