4, ngày 5 và ngày 15 hàng tháng. Nắm bắt được lịch phát hành của từng báo,
bạn sẽ chọn được thời điểm cung cấp thông tin hợp lý.
Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp bạn thành công bước đầu trong quá trình
tạo dựng quan hệ. Nhưng vấn đề của người làm PR không chỉ dừng lại ở đó.
Thứ quyết định thành công của PR là thông tin của doanh nghiệp được xuất
hiện theo chiều hướng tốt trên mặt báo. Bạn cần hiểu phóng viên để biết
được thời điểm gửi thông tin thích hợp và mời đúng phóng viên đến tham dự
sự kiện.
Ví dụ:
Đàm Vĩnh Hưng tổ chức họp báo về sự việc nhãn hiệu “Cháo cây thị” của
anh bị một số tờ báo đưa tin sai sự thật. Khi mời phóng viên đến họp báo, do
ca sĩ này chỉ có mối quan hệ với phóng viên các mảng văn hóa, văn nghệ nên
buổi họp báo hôm đó chủ yếu là phóng viên đến từ các chuyên mục này, mà
không hề có một phóng viên nào của mảng y tế, sức khỏe, thị trường tham
dự. Và dĩ nhiên, sau buổi họp báo tin tức không thể lên báo được, vì ban tổ
chức đã mời không đúng phóng viên đến tham dự chương trình.
Khi có thông tin về phóng viên, bạn nên lập danh sách phóng viên. Cách
tốt nhất để quản lý là lập danh sách trên file excel (xem mẫu ở phụ lục) vì nó
giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tên phóng viên khi mời tham dự sự kiện và in ấn
thư mời. Danh sách phóng viên cần có các cột thông tin sau: số thứ tự, tên cơ
quan báo/đài, tên phóng viên, địa chỉ, điện thoại, fax, email và cột quan
trọng không thể thiếu là ngày sinh của phóng viên.
Vậy làm thế nào để thu thập được thông tin của phóng viên? Bạn có thể
tiếp cận bằng các cách sau:
Gọi điện thoại cho phòng thông tin của báo/đài để có được tên, chức
danh, điện thoại, fax của người mà bạn cần liên lạc. Phương án này có
thể không khả thi lắm. Khi chúng ta gọi điện thoại đến tòa soạn, người
trực điện thoại thường đề nghị các bạn gửi thư mời đến tòa soạn rồi họ
sẽ cử người đến tham dự, chứ không cho chúng ta biết cụ thể tên và số
điện thoại của phóng viên. Có một thủ thuật khi gọi điện thoại, đừng
bao giờ các bạn nói: “Em làm việc ở công ty A, công ty em chuẩn bị tổ
chức họp báo liên quan đến thực phẩm, chị có thể cho em xin số điện
thoại của anh/chị phóng viên trong mảng này để em gửi thư mời tham
dự được không?”, nếu hỏi câu này, đa số các bạn sẽ nhận được câu trả
lời như trên. Nhưng nếu chúng ta đổi lại câu hỏi: “Chị ơi, em muốn
gửi thư mời cho anh phóng viên A, phụ trách mảng thực phẩm ở báo
51
