Chọn thời gian gọi điện thích hợp.
Nên:
Sáng: 9:30-11:30 (Buổi sáng đến cơ quan phóng viên còn phải họp
giao ban/kiểm tra tin tức ngày hôm trước của mình, hoặc xem lại lịch
trình ngày hôm sau nên bạn đừng gọi điện sớm).
Chiều:14:30-16:30 (Sau giờ cơm trưa, phóng viên nghỉ ngơi và phải
lấy lại năng lượng trước khi bắt tay làm việc. Vừa ngủ trưa thức giấc,
chưa kịp định hình đã phải nhận điện thoại liền, các anh/chị phóng
viên thường không thích). Khi làm việc, nên hỏi các phóng viên
khoảng thời gian nào có thể gọi điện cho họ. Vì mỗi người có một lịch
làm việc khác nhau. Đặc biệt phóng viên, biên tập viên của đài truyền
hình lúc ở trường quay họ không bắt máy.
Không nên gọi:
Trước giờ đi làm và sau giờ đi làm về.
Giờ có phim hay hoặc bóng đá hay.
Sau khi có vấn đề căng thẳng (doanh nghiệp làm phật lòng phóng
viên).
Trước khi cầm điện thoại lên gọi chúng ta cần:
Chuẩn bị trước nội dung cần nói. Hãy lấy tờ giấy và gạch đầu dòng
những vấn đề chúng ta cần trao đổi. Hãy giữ giọng điệu và phong cách
được chuyên nghiệp và thân thiện. Hãy bắt đầu với những giới thiệu
ngắn gọn, mang tính cá nhân và nhanh chóng đi vào nội dung chính.
Khi gọi phải nhớ giới thiệu về bản thân. Thông thường thì chúng ta sẽ
giới thiệu: Tên gì? Gọi đến từ đơn vị nào? Ai giới thiệu bạn với phóng
viên. Hỏi thăm anh/chị có đang bận? Hoặc em có thể trao đổi/hỏi thăm
anh/chị về vấn đề? Mời đến tham dự sự kiện của công ty?
Không phải tự nhiên, chúng tôi lại viết những điều cơ bản như thế này,
trong thực tế rất nhiều lần, một số nhân viên PR mới đi làm gọi cho chúng
tôi nói hết chủ đề, mục đích cần chuyển tải nhưng vẫn chưa giới thiệu mình
là ai, gọi đến từ đâu. Khi được hỏi lại, các bạn mới chợt nhớ chưa giới thiệu
53
