Mời tham dự sự kiện
Gửi Thông cáo báo chí
Hỏi thăm sức khoẻ
Gửi thông tin công ty
Gửi email nhắc lại cuộc hẹn cà phê/ăn trưa
Cảm ơn phóng viên đến tham dự sự kiện và đưa tin.
Những lưu ý khi viết email:
Dùng kính ngữ (Khi lần đầu gửi email nên dùng kính ngữ - Kính gửi)
Bên dưới mỗi email nên có thông tin liên lạc: Họ và tên, công ty, chức
vụ, điện thoại, email, fax, website. Nhiều email khi gửi đi mà quên ghi
thông tin liên lạc bên dưới, phóng viên đọc sẽ không hồi âm vì không
biết thông tin này được gửi đến từ đâu? Ai gửi và chức vụ… Và như
vậy đương nhiên email của bạn không còn giá trị.
Khi gửi email cho phóng viên, đặc biệt là gửi TCBC, nhân viên PR
không nên gửi quá nhiều file và hình ảnh, gây khó khăn cho phóng
viên khi tải về. Chỉ nên gửi một TCBC và tối đa hai tấm hình, chúng ta
hãy chọn luôn hình cho phóng viên, đừng bao giờ gửi cho phóng viên
5, 6 tấm hình và yêu cầu họ chọn để đưa lên báo cho chúng ta. Nhân
viên PR hãy làm việc đó cho phóng viên.
Một điểm cần lưu ý là khi gửi email cho 30 phóng viên về cùng một
chủ đề, đừng bao giờ đánh email của 30 phóng viên vào dòng gửi (to)
trong địa chỉ của email rồi gửi đi. Hãy gửi từng địa chỉ email và điền
tên anh/chị phóng viên vào thư mời điện tử nhằm thể hiện tính chất
trang trọng. Khi mời phóng viên tham dự sự kiện cần có thư mời, thư
mời có thể được đưa trực tiếp nhưng hiện nay, phóng viên thích nhận
thư mời qua email hơn. Nội dung thư mời cần:
Ngắn gọn, súc tích
Không nên đưa toàn bộ nội dung vào thư mời (chỉ nên đưa chủ đề,
thời gian, địa điểm, kế hoạch tổ chức chương trình).
55
