người trì hoãn việc nộp bản báo cáo chi tiêu hàng tuần hay hàng tháng đang thực sự phung
phí tiền. Càng mất nhiều thời gian để hoàn thành bản báo cáo thì số tiền bị mất đi càng
nhiều. Kiểu trì hoãn này rất phổ biến ở những người luôn để bàn làm việc và văn phòng
làm việc trong tình trạng bừa bộn”.
Ngoài lý do thiếu tổ chức, nhiều phụ nữ không muốn chi những khoản liên quan đến
công việc vì họ không muốn tạo ra ấn tượng tiêu cực, ngay cả khi đó là những khoản chi
cần thiết. Đàn ông thì không hành xử như vậy. Nói cách khác, họ biết rõ rằng những chi phí
đó là chi phí thuần công việc và không bao giờ do dự khi sử dụng quỹ phòng.
BÍ QUYẾT HÀNH ĐỘNG
Sắp xếp các hóa đơn liên quan đến công việc vào một nơi. Việc này cũng đơn
giản như giữ một file tài liệu trên bàn của bạn và đặt tên cho nó là “Hóa đơn”. Một lần
một tuần (hoặc thường xuyên hơn), hãy xem lại ví của bạn và xếp tất cả những hóa đơn
chi vì mục đích công việc vào file đó. Việc này nhằm mục đích bạn sẽ dành thời gian để
lưu trữ những báo cáo chi tiêu.
Tạo ra một bảng excel giúp bạn lưu giữ tất cả những khoản chi tiêu. Sử dụng
các phân loại mà công ty đưa ra để theo dõi những chi phí (ví dụ như ăn uống và giải trí,
cung cấp đồ văn phòng, phương tiện công tác), để tạo ra một bảng excel và nhập các
khoản chi đó. Bạn chỉ cần làm nó một lần, vì thế thời gian bạn bỏ ra hoàn toàn xứng
đáng. Sau đó, hàng tháng (hoặc thường xuyên hơn nếu công ty yêu cầu thanh toán) hãy
ấ
n định thời gian để chuyển số tiền trong hóa đơn sang bảng excel.
DiTullio Reiter đã đưa ra những bí quyết đặc biệt cho những người hay phải đi công tác
và thường xuyên gặp phải những chi phí không có hóa đơn.
Giữ những tài liệu liên quan theo tên của chuyến công tác trong túi đựng hồ
sơ. Bằng cách này, những hóa đơn có thể được lưu trữ cùng thẻ tín dụng hoặc ví tiền,
nếu đó là một khoản chi bằng tiền mặt.
Khi chuẩn bị ký vào hóa đơn thanh toán, hãy viết thêm một dòng thông tin
vào tờ hóa đơn. Ví dụ, khi bạn trả phí đỗ xe, bạn được đưa cho một tờ hóa đơn (nếu
như bạn không được đưa thì hãy yêu cầu). Hóa đơn đó không phản ánh số tiền “boa”
mà bạn đưa cho người phục vụ khi chuyển xe của bạn ra, vì thế bạn hãy viết một dòng
chú ý về khoản chi này vào tờ hóa đơn. Khi bạn trả phòng ở khách sạn, hãy viết thêm
vào tờ hóa đơn số tiền mà bạn “boa” cho người dọn phòng, số tiền trả cho người bảo vệ
khu nhà vì một dịch vụ đặc biệt, hay số tiền bạn thưởng cho người khuân vác hành lý vì
đã gọi taxi giúp bạn.
Tận dụng những công cụ kỹ thuật cho việc theo dõi chi tiêu. PalmOne PDAs có
một phần mềm excel tích hợp trên bảng tính. Những khoản chi tiêu có thể được nhập
vào những cột phù hợp khi chúng được tích lũy dần. Điều này cũng có thể tốt hơn bởi
nhiều công ty có những bản báo cáo chi tiêu được lập bằng bảng tính excel. Có nghĩa là
