Việc giao tiếp và hiểu nhau giữa người với người có thể không hoàn hảo
bởi vì không chỉ khác nhau về vùng đất, địa lý, văn hóa, độ tuổi, sắc tộc, vị
trí xã hội mà còn khác tính cách, niềm tin, giai cấp hay trình độ v.v. Vì vậy
PR xuất hiện và giải quyết điều này. Trong khi một phần công chúng nghĩ đó
là một vài điều như tuyên truyền, dân vận, quan hệ đầu tư, hội nghị báo chí,
sự kiện truyền thông, giao tiếp nội bộ, giao tiếp khủng hoảng, nó còn gồm
hàng loạt hoạt động phía sau như viết thông cáo báo chí, tiếp xúc giới truyền
thông cho một sự kiện hay hội nghị, giải quyết các vấn đề an toàn, vận động
hành lang cho một vị trí đắc địa v.v.
Ý nghĩa của thuật ngữ PR thì rất rộng. Ngành PR muốn diễn tả nó như là
những phương tiện và là ngành của sự ảnh hưởng tư tưởng công chúng
hướng về một tổ chức và chính những sản phẩm dịch vụ của nó. Đối với việc
bình phẩm ngành PR, nó cũng là những phương tiện và ngành nghề được sử
dụng bởi những công ty để khuyến khích công chúng và để hướng họ đến
mục tiêu kinh tế và lợi thế chính trị.
PR khác biệt với quảng cáo vì nó không nhắm đến việc bán một sản
phẩm đặc biệt của một ngành riêng biệt, và nó cũng khác với tuyên truyền,
cái thường được sử dụng vì mục đích chính trị bởi chính phủ. Nhiều kỹ thuật
PR có thể được thực hiện trong nhiều lĩnh vực.
Hãy tưởng tượng một công ty cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ; tạm
gác sự quan tâm đến tính chuyên nghiệp của công ty về sản phẩm, giá cá, tài
chính và hệ thống quản trị; thì điều gì khiến người ta mua chính những sản
phẩm – dịch vụ đó? Điều gì thúc đẩy khách hàng đầu tư những đồng tiền
khó khăn kiếm được vào những tờ cổ phiếu của công ty đó? Điều gì thúc dục
các công ty khác hợp kinh doanh với công ty hay những dự án của họ? v.v.
Đúng vậy, tất cả những điều này xảy ra, đơn giản vì hình ảnh của công ty
này trên thị trường hay trong tâm trí của khách hàng mục tiêu, cái mà không
đáng nghi ngờ, được quán triệt từ những kế hoạch đã và đang thực hiện từ
hoạt động PR của tổ chức hay người làm PR. PR một công cụ quản trị chiến
lược mà nó giúp đạt được sự quan tâm và định hình ý kiến công chúng hiệu
quả.
Ngày nay, nghề PR đã phát triển như là một công cụ chính yếu trong
việc hình thành ý kiến công chúng nhằm đáp ứng những nhu cầu về sức
mạnh nhóm cho mục đích chung. Đôi khi người ta nói PR có thể vẫy đôi
cánh thiên thần và giải quyết bất cứ vấn đề khủng hoảng truyền thông nào.
