Hãy luôn chắc chắn là, bạn chỉ xử lý mỗi tài liệu một lần khi nó xuất
hiện trên bàn bạn.
Tình huống: Jack thường phàn nàn về số lượng thư tín mà anh phải
xử lý, nhưng anh đã thường xuyên vì chúng mà xao nhãng trong công
việc của mình. Tôi chỉ ra cho anh thấy điều đó và yêu cầu anh ta có
những nguyên tắc rõ ràng với những bưu kiện này. Giờ đây, khi nhận
được thư hàng ngày, Jack ném một nửa trong số chúng – đặc biệt là
những tài liệu quảng cáo, tiếp thị – thẳng vào thùng rác. Anh đặt một
lượng nhỏ thư tín sang một bên để đọc sau đó vào thời điểm anh định
sẵn trong nhật ký của mình và trả lời ngay lập tức một phần rất nhỏ
những yêu cầu về thủ tục hành chính mà anh nhận được. Bằng cách
này, anh nhận thấy giờ đây mình đã hoàn toàn kiểm soát được công
việc giấy tờ.
7.4
Sử dụng hiệu quả thời gian trống
Tất cả chúng ta đều có những quãng thời gian trống. Chúng có thể
kéo dài một vài phút, một vài giờ đến một vài ngày, tuy nhiên, cho dù
khoảng thời gian đó có ngắn đến mức nào, bí quyết là học cách sử
dụng những khoảng thời gian trống đó hiệu quả.
Điểm đầu tiên là dự đoán và chuẩn bị trước cho những khoảng trắng.
Chúng có thể đến khi bạn chờ đợi một đồng nghiệp tại văn phòng của
người đó, khi bạn đến dự họp sớm, khi chuyến tàu mà bạn chờ bị trễ... Nếu
dự tính được trước, bạn sẽ sẵn sàng sử dụng hiệu quả những thời điểm này.
Dưới đây là một số cách để bạn có thể tận dụng hiệu quả những lợi thế
của kiểu thời gian này:
