Vậy khi bạn nhận một tài liệu, hãy tạo thói quen xử lý nó theo một trong
số những cách sau:
Cho vào thùng rác. Bỏ hết các thư rác đi. Bỏ đi những tài liệu mà bạn
đã xử lý và không còn cần nữa. Hãy chống lại sự cám dỗ để đừng lưu
trữ quá nhiều những tài liệu kiểu này. Cho những tài liệu không mang
tính bí mật vào thùng rác, nhưng đừng quên xé những tài liệu mật,
chẳng hạn như hóa đơn hay văn bản luật, báo cáo thuế, thành từng
mảnh nhỏ và hủy chúng.
Xử lý. Có những tài liệu có thể cần phải đọc hoặc trả lời. Có một cách
là viết câu trả lời vào chính tài liệu đó và gửi lại nó cho người gửi.
Nếu tài liệu đó quan trọng, bạn có thể ghi chú vào danh sách những
việc cần làm của nó để quay trở lại với nó tại một thời điểm phù hợp
hơn – thời điểm mà bạn đặc biệt dành cho nhiệm vụ này. Hoặc đó có
thể là một tài liệu nhắc nhở bạn gọi điện hoặc gửi thư cho đồng nghiệp
– nếu đúng thế, hãy viết chi tiết vào danh sách những việc cần làm của
bạn và giữ lại những tài liệu phù hợp gần trong tầm tay.
Lưu trữ. Lưu trữ những tài liệu quan trọng, nhưng hãy từ bỏ thói
quen lưu trữ tài liệu chỉ để phòng khi bạn sẽ cần đến nó. Chỉ lưu trữ
những tài liệu mà bạn chắc chắn rằng bạn sẽ cần (chẳng hạn như hóa
đơn, hợp đồng, thông tin thuế). Thường xuyên kiểm tra tủ tài liệu của
bạn, bỏ đi những giấy tờ mà bạn không còn cần nữa. Đừng hỏi bản
thân: “Liệu mình có nên giữ nó không?” mà hãy hỏi: “Liệu mình có
cần giữ nó không?”
Một phút suy ngẫm: Nhìn vào bàn làm việc của bạn. Có bao nhiêu
tờ giấy đã ở đó lâu hơn một ngày? Có mục đích gì để giữ chúng trong
tầm với không? Nếu không, chúng nên được lưu trữ, xử lý hoặc ném
vào thùng rác.
