Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình đang thực sự
sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Một bài tập rất hữu ích
để kiểm tra chính xác điều này là ghi lại từng chi tiết trong ngày.
Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm
vụ khác nhau: Một là ước lượng, hai là ghi chép chính xác. Cách thứ hai tốt
hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể ngạc nhiên khi thấy rất
nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.
Hãy lập một bảng bao gồm những cột sau:
Mô tả
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
Thời gian tính bằng phút
Ưu tiên
Với cột “ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ ưu
tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.
Ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà bạn
chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó có thể
chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm
những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian hơn mức cần thiết
cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.
Khi điền vào cột ưu tiên, hãy cân nhắc những điều sau:
Những nhiệm vụ nào là trung tâm với vai trò của bạn.
Những nhiệm vụ nào có thể ủy thác được cho người khác.
Những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Những nhiệm vụ nào đáng ra bạn không nên làm ngay từ đầu.
