Điều này càng quan trọng đối với các doanh nghiệp đã trải qua một thời
gian tương đối dài yên tĩnh, không biến động và mọi vấn đề đều trong tầm
kiểm soát. Trừ khi được thay đổi, còn nếu không mọi tổ chức đều có xu
hướng thả lỏng, dễ dãi trong quản lý. Những công ty này có xu hướng phân
bổ nguồn lực theo quán tính và truyền thống chứ không phải theo kết quả.
Hơn nữa, mọi tổ chức đều muốn tránh những điều khó chịu. Mà không có
điều gì lại khó chịu và đáng chán hơn là việc hướng các nguồn lực vào kết
quả cuối cùng, bởi việc đó luôn đòi hỏi việc nói “không” với những điều
thừa thãi, hoang phí và vô hiệu quả.
Trong thời kỳ khủng hoảng, mỗi tổ chức - dù là doanh nghiệp hay các tổ
chức dịch vụ công cộng - đều cần kiểm soát chặt chẽ việc phân bổ các
nguồn lực của mình và cân nhắc các kết quả mong đợi. Để làm được việc
này, các tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ hiệu quả và năng suất của các
nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực lao động. Hơn nữa, cần phải sử dụng
chúng một cách có nguyên tắc và tổ chức nhằm đạt được những kết quả
tiềm năng và thực tế. Nguyên tắc ở đây là “chăm sóc các cơ hội và giải
quyết triệt để các vấn đề”. Và các nguồn lực chỉ có thể được sử dụng hiệu
quả nếu chúng được định hướng, nếu không tất yếu chúng sẽ đưa tới những
kết quả tồi tệ.
Một trong những phương pháp để sử dụng có kiểm soát các nguồn lực là
lập hai loại ngân sách: ngân sách hoạt động dành cho các hoạt động đã
được thực hiện, và ngân sách cơ hội dành cho các ý tưởng và các dự án
kinh doanh khác. Ngân sách hoạt động chắc chắn phải lớn hơn ngân sách
cơ hội, và đối với một công ty lớn, chắc chắn nó không thể chỉ được thể
hiện trên vài trang giấy. Tuy nhiên, các nhà quản lý cấp cao cần dành nhiều
thời gian và chi phí như nhau cho cả hai loại ngân sách này. Câu hỏi mà các
nhà quản lý đặt ra đối với hai loại ngân sách này cũng phải khác nhau. Đối
với ngân sách hoạt động, cần hỏi: “Nỗ lực và phí tổn này có thật sự cần
thiết không? Nếu không thì chúng ta phải loại bỏ chúng như thế nào?” Còn
nếu câu trả lời là “có”, cần hỏi: “Chi phí tối thiểu cần thiết là bao nhiêu để
