Tuân thủ danh sách ưu tiên. Những người làm PR luôn luôn có rất nhiều việc để
làm, và họ gần như luôn phải mở rộng danh sách hoạt động của mình. Hãy xác
định rõ các công việc ưu tiên và triển khai theo đó một cách chặt chẽ. Nếu bạn
được giao những việc không được ưu tiên, hãy nhớ thông báo cho cấp trên biết
các hậu quả liên quan. Lập thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu sẽ giúp bạn nhìn thấy
được những nỗ lực chính yếu cần tập trung vào đâu.
Hãy nhớ công thức SMART khi thiết lập mục tiêu: Stretching (Vươn tầm), Measurable (Định
lượng được), Achievable (Khả thi - có khả năng đạt được), Realistic (Thực tế - bạn có đủ nguồn
lực để thực hiện) và Timebound (Thời hạn).
Sau đây là một số ví dụ về các mục tiêu khả thi:
Doanh
nghiệp
Thông báo cho 10 nhà đầu tư hàng đầu về các lý do thu mua công ty trước Đại hội cổ đông thường niên và giành
được sự ủng hộ của họ.
Thương
mại
Đảm bảo 50 đại lý hàng đầu tham gia hội nghị đại lý hàng năm
Khách hàng Gia tăng phạm vi bao phủ của dịch vụ khách hàng thêm 20% trong vòng 18 tháng
Nhân viên
Tối đa hóa sự đồng thuận của chi nhánh về trang phục toàn doanh nghiệp trước tháng 12 (90% là mục tiêu chấp
thuận)
Cộng đồng Tăng gấp đôi số lượng người xin việc là các sinh viên mới ra trường trong vòng 2 năm
NHỮNG RÀNG BUỘC ĐỐI VỚI MỤC TIÊU
Dĩ nhiên, sẽ rất thoải mái khi được hoạch định mà không phải để tâm đến bất kỳ hình thức
ràng buộc nào cả. Nhưng thông thường sẽ xuất hiện một số yếu tố cần được xem xét cẩn thận.
Những ràng buộc này có thể được hình thành từ trong nội bộ hay từ bên ngoài môi trường
hoạt động của doanh nghiệp.
Những ràng buộc từ nội bộ
Ai sẽ làm công việc đó? Cần đánh giá cẩn thận năng lực của từng người được phân
công công việc cụ thể. Họ có khả năng triển khai hoàn thành nhiệm vụ không?
Nếu không, có cần phải xem lại giới hạn yêu cầu công việc không? Hoặc thay vào
đó, có thể bổ sung sự hỗ trợ từ những người khác như nhà tư vấn PR được
không? Bạn có đủ người để triển khai công việc không? Một lần nữa, có thể bổ
sung thêm sự trợ giúp bên ngoài hay cần phải giới hạn phạm vi công việc hay
không?
Chi phí công việc sẽ là bao nhiêu? Mọi ngân sách đều có giới hạn của nó, vậy thì
đâu là những tác động lên chương trình thiết lập thứ tự ưu tiên do các ràng buộc
ngân sách? Bạn có thể loại bỏ những việc gì, nếu cần thiết?
Khi nào thì nên tiến hành công việc? Đôi khi, thời gian biểu nội bộ sẽ đòi hỏi các
công việc PR phải được triển khai vào một thời điểm xác định. Ví dụ, khi công ty
cần giới thiệu một quy trình mới.
Ai là người ra quyết định? Các chuyên viên PR có thể ra quyết định đối với những
lộ trình hành động phù hợp không? Hay quyền lực lại thuộc về người khác, như
giám đốc tiếp thị chẳng hạn?
Có hệ thống hỗ trợ sẵn sàng chưa? Đã có sự hỗ trợ sẵn sàng về mặt quản lý hành
chính phù hợp chưa, và các nguồn lực về vật chất như máy fax, truy cập Internet
và hội nghị truyền hình để hỗ trợ cho chương trình đã được chuẩn bị xong chưa?
Những ràng buộc từ bên ngoài
Bạn đang cố gắng tiếp cận ai? Đó là những nhóm công chúng hay khán giả nào?
Có bao nhiêu nhóm? Họ sinh sống ở những vùng nào? Các đặc điểm kinh tế xã
hội của từng nhóm ra sao?
Đâu là những khác biệt văn hóa - xã hội? Công ty phải chịu những sự khác biệt gì
