8. KHUNG THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC
KHUNG THỜI GIAN
Có hai điều bất di bất dịch trong cuộc sống của một chuyên viên PR. Thứ nhất là sẽ không
bao giờ có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc cần làm, các công việc và khả năng hoạt động
luôn lớn hơn rất nhiều so với thời gian có được. Thứ hai là vì các công việc PR thường phải liên
quan đến nhiều người khác nhau và không thể thiếu sự phối hợp giữa nhiều yếu tố, do đó bạn
cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn tất chúng.
Về khung thời gian, có hai yếu tố quan trọng liên hệ chặt chẽ với nhau mà bạn cần phải tuân
thủ. Thứ nhất là phải xác định được hạn chót của các công việc gắn liền với dự án để hoàn
thành đúng hạn. Thứ hai là những nguồn lực phù hợp cần được phân bổ để hoàn thành các
công việc trước mắt.
Các hạn chót để hoàn tất công việc có thể được quyết định bởi những yếu tố nội bộ hay bên
ngoài. Ví dụ, những kỳ hạn do nội bộ quyết định có thể là những sự kiện lớn quan trọng của
công ty như việc thông báo nghỉ hưu của giám đốc điều hành, thông báo về một kế hoạch thu
mua công ty khác, nhật ký của những người có thể liên quan đến chương trình PR.
Những kỳ hạn do bên ngoài quy định có thể là việc bạn phải tham gia vào những sự kiện cố
định như các kỳ hội chợ, triển lãm... Hoặc những hoạt động đặc biệt cần tuân theo vào các ngày
lễ theo lịch như Giáng sinh hay Năm mới. Ngoài ra, còn có những thời điểm được xem là thời
gian phù hợp nhất cho một việc nào đó. Ví dụ, thời điểm lý tưởng nhất để tung sản phẩm làm
vườn mới của mình ra thị trường là vào mùa xuân, tuy nhiên nếu xét về mặt kỹ thuật thì bạn có
thể tung ra bất cứ lúc nào.
Vậy thì làm sao để luôn đảm bảo được các kỳ hạn chót này? Vấn đề nằm ở chỗ bạn phải nhận
biết tất cả các công việc riêng lẻ cần phải thực hiện để dự án được hoàn thành. Dưới đây là
danh sách những yếu tố chính của một cuộc họp báo thẳng thắn:
Lập danh sách khách mời.
Địa điểm tổ chức.
Đặt dịch vụ ăn uống.
Gởi giấy mời.
Đặt thiết bị truyền thông đa phương tiện.
Viết các bài phát biểu.
Chuẩn bị tài liệu trình bày.
Chuẩn bị các bộ tài liệu cho giới truyền thông.
Theo dõi phản hồi từ thư mời.
Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng.
Tổng diễn tập.
Tham dự hội nghị.
Liên lạc sau hội nghị.
Mỗi yếu tố nêu trên cần được chia nhỏ hơn thành những công việc cụ thể. Ví dụ, một bộ tài
liệu dành cho giới truyền thông tương đối đơn giản có thể phải có một bản thông cáo báo chí,
một số tài liệu tóm tắt tình hình cơ bản, hình ảnh, một số tài liệu về sản phẩm hay một tập
sách quảng cáo và một bìa hồ sơ báo chí được thiết kế đặc biệt. Để tạo ra bộ tài liệu này, cần
phải tóm tắt và giám sát công việc của những nhân viên thiết kế, nhà in, thợ chụp hình, viết tài
liệu dành cho báo chí, liên lạc với phòng tiếp thị để lấy các tài liệu quảng cáo sản phẩm, gặp gỡ
các giám đốc cao cấp để thông qua tài liệu, sao chép thông cáo báo chí và các tài liệu liên quan,
sắp xếp các tài liệu rời thành bộ tài liệu báo chí, tổ chức chuyển tài liệu đến địa điểm hội nghị.
