CÁC KẾ HOẠCH DÀI HẠN
Tập hợp các kế hoạch của từng dự án riêng lẻ là điều rất tốt, nhưng nếu không cẩn thận, bức
tranh toàn cảnh về tình hình của tổ chức sẽ bị mất. Một điều vô cùng thiết yếu là toàn bộ
chương trình hay chiến dịch phải được hoạch định càng chi tiết càng tốt, và xây dựng được
một khung thời gian tổng thể cho mọi hoạt động. Nhiều chuyên viên PR hiện nay cũng nhắm
đến các mục tiêu dài hạn hơn và có những kế hoạch phác thảo cho cả một vài năm sắp đến. Xây
dựng những kế hoạch đó trên giấy và được phê duyệt là rất quan trọng vì nó sẽ giúp họ duy trì
được trọng tâm sau những sự kiện trước mắt. Bởi sự tập trung của bạn rất dễ dàng bị chi phối
bởi những vấn đề phát sinh hàng ngày, làm cho tầm nhìn chiến lược bị cản trở và do đó đánh
mất những mục tiêu tổng thể dài hạn.
Dĩ nhiên, cần làm việc theo các kế hoạch dài ít nhất một năm. Nó giúp đảm bảo mọi việc sẽ
diễn ra đúng thời điểm cần thiết và lúc đó bạn nắm được quyền kiểm soát tình thế. Nếu có
những hoạt động khác xuất hiện, bạn có thể phán đoán liệu có nên tiếp tục theo đuổi kế hoạch
hiện tại hay chuyển sang kế hoạch mới.
Bảng sau đây minh họa một chiến dịch truyền thông hàng năm dành cho một chuỗi trung
tâm chuyên về vườn cảnh. Nó thể hiện rõ ràng đỉnh điểm của các hoạt động nằm ở thời gian
nào. Tháng hai, tháng năm và tháng tám sẽ là những tháng bận rộn và có thể cần đến việc bổ
sung nguồn lực dưới các hình thức tư vấn hay hỗ trợ tự do.
Rõ ràng, một phòng ban lớn hay một đơn vị tư vấn triển khai những chương trình toàn diện
sẽ có một số kế hoạch hoạt động giống như kế hoạch này, chứa đựng toàn bộ các công việc PR
của mình. Ví dụ, họ có thể có một chương trình truyền thông nội bộ, một chương trình quan hệ
cộng đồng, một kế hoạch tiếp cận các doanh nghiệp - tất cả đều phải được sắp xếp vào một kế
hoạch tổng thể với mức độ ưu tiên khác nhau. Sau đó sẽ là các quyết định về nguồn lực. Hoặc là
kế hoạch sẽ được chấp thuận và nhận được nguồn lực tương ứng, hoặc thường là nguồn lực sẽ
bị hạn chế và do đó các hoạt động cũng được cắt bớt từ cuối danh sách ưu tiên trở lên. Khi ra
các quyết định về việc cắt giảm những hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, cần phải hết sức
thận trọng để đảm bảo tính toàn vẹn tổng thể của chương trình, và chắc chắn rằng những hoạt
động còn lại sẽ cấu thành một chương trình được điều phối hợp lý và cân bằng, có khả năng
tạo ra những hoạt động bổ sung nhắm đến những khán giả quan trọng nhất.
