PHÂN TÍCH ĐƯỜNG TỚI HẠN
Sau khi đã tách dự án thành những thành phần riêng lẻ, đã đến lúc bạn cần phải gắn chúng
với trình tự thời gian thực hiện. Có một kỹ thuật rất hữu dụng ở đây là kỹ thuật phân tích
đường tới hạn (CPA - Critical Path Analysis) nhằm nhận diện những yếu tố của một chương
trình cần nhiều thời gian nhất. Chính những yếu tố này sẽ quyết định thời điểm hoàn thành dự
án. CPA cũng cho thấy rằng một số công việc có thể được triển khai cùng một lúc và do đó cho
phép bạn làm việc có hiệu suất cao nhất. Hãy tham khảo hình 8.1 về đường tới hạn để thực
hiện bộ tài liệu báo chí.
Hình này thể hiện một thời gian biểu hết sức chặt chẽ và chúng ta hãy giả định rằng các nhà
thiết kế, nhà in và thợ chụp ảnh đều sẵn sàng. Dĩ nhiên, trong thực tế đôi khi không phải như
vậy. Bởi hầu hết các chuyên viên luôn có sẵn một số nhà cung cấp để gọi khi cần, và hầu hết các
dự án không phải bắt đầu từ vị trí đã nêu trong hình. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là như vậy.
Để hình thành một bộ tài liệu báo chí, cần tiến hành một số công việc và chúng phải được phối
hợp và phân bổ thời gian một cách cẩn thận. Thông thường bạn nên dành thêm một ít thời
gian dự phòng (cần chú ý đến cả thời gian để sắp xếp tài liệu, vận chuyển đến địa điểm và cả
ngày nghỉ xen giữa nếu có) để xử lý trong các trường hợp khẩn cấp. Nếu được, hãy cố gắng
hoàn thành càng nhiều việc trước thời hạn càng tốt để dành thời gian còn lại cho các vấn đề
ngoài dự kiến.
Rõ ràng, nếu bị thúc ép về mặt thời gian và cần phải hoàn tất công việc sớm hơn, bạn phải
tìm cách rút ngắn một số hoạt động trên đường tới hạn. Ví dụ, bạn có thể dùng lại bìa đựng tài
liệu hiện có của công ty thay vì thiết kế và sản xuất cái mới. Hoặc bạn có thể phân bổ thêm
nguồn lực và trả thêm lương ngoài giờ để nhà thiết kế làm việc vào cuối tuần để có được bìa
đựng tài liệu báo chí trong thời gian ngắn nhất.
Trong trường hợp đã rút ngắn tối đa đường tới hạn mà vẫn không đáp ứng được thời hạn sau
cùng, cần xem lại chính công việc đó và tìm các phương án thay thế hiệu quả hơn.
Trở lại với việc sử dụng đường tới hạn, sau khi đã phân tích việc sản xuất bộ tài liệu báo chí
thành đường tới hạn của mình, bạn có thể đặt nó vào đường tới hạn lớn hơn của toàn bộ
chương trình tổ chức họp báo. Chương trình cuối cùng sẽ có hình dạng giống hình 8.2.
Có một số chương trình phần mềm máy tính giúp hoạch định dự án có thể tự động lập lộ
trình và nhắc nhở các sự kiện, nhưng về cơ bản bạn vẫn phải là người thực hiện những công
việc chính như thời gian diễn ra các công việc, những ai tham gia. Vì thế, việc hiểu rõ kỹ thuật
phân tích đường tới hạn CPA là điều hết sức quan trọng.
Giống như bất kỳ người nào khác, điều quan trọng là những chuyên viên PR phải quản lý thời
gian của mình một cách hiệu quả và làm việc có hiệu suất cao bằng cách áp dụng những thông
lệ và quy trình nhằm điều chỉnh những công việc chuẩn và bằng cách lên kế hoạch trước.
