NGUỒN LỰC
Việc phân bố nguồn lực cho các chương trình PR sẽ được triển khai dưới ba tiêu đề. Đó là
nguồn nhân lực, chi phí hoạt động và thiết bị.
Nguồn nhân lực
Dù đó là một kế hoạch hoạt động do nội bộ hay nhà tư vấn thực hiện thì bạn đều phải trả
công cho thời gian và chuyên môn của các cá nhân tham gia. Nếu họ càng có kinh nghiệm và
tay nghề cao thì doanh nghiệp càng phải chi nhiều tiền. Rõ ràng, mức độ phân bố nguồn nhân
lực phụ thuộc vào hai yếu tố: quy mô và bản chất của chương trình cần được triển khai.
Có những công việc phải cần đến những chuyên viên PR có năng lực cao nhất để thực hiện.
Một chuyên viên PR với sự hỗ trợ thích hợp có thể điều hành một chương trình có chủ đề khá
rộng lớn với độ sâu vừa phải. Hoặc họ cũng có thể xử lý một chương trình chuyên sâu có tính
tập trung cao độ. Những chương trình càng toàn diện với càng nhiều lớp đề tài thì càng đòi hỏi
mức độ kỹ năng và kinh nghiệm của chuyên viên PR.
Trong điều kiện lý tưởng, thông thường một chương trình tối ưu sẽ được xây dựng và điều
chỉnh trước, từ đó tiến hành phân bố nguồn nhân lực cần thiết. Nhưng trong thực tế, bạn sẽ
phải hy sinh giữa điều lý tưởng và phạm vi chi phí nhân lực cho phép.
Tuy nhiên, một vấn đề thực tế sẽ xuất hiện khi nguồn nhân lực bị cắt giảm. PR là một hoạt
động thiên về các mối quan hệ, và các mối quan hệ được tạo ra bởi con người. Do đó, nếu cắt
giảm nguồn nhân lực thì khả năng thực hiện công việc của chức năng PR sẽ bị đe dọa nghiêm
trọng. Trong điều kiện khó khăn, bạn cần nghĩ đến việc cắt giảm các khoản khác trước khi nghĩ
đến giải pháp cắt giảm nguồn nhân lực. Đây là một cuộc chiến đôi khi rất khó giành được thắng
lợi bởi vì thường thì chính các chi phí nguồn nhân lực lại chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng chi phí
của hoạt động PR. Hãy xem ví dụ sau. Phòng quảng cáo có thể có ngân sách 100.000 USD cho
nguồn nhân lực, nhưng ngân sách dành cho các hoạt động truyền thông lên đến 1 triệu USD.
Nếu buộc phải cắt giảm, họ có khả năng cắt giảm 100.000 USD ở ngân sách truyền thông mà
không gây ra thiệt hại nghiêm trọng nào cả. Hoặc giả phòng PR có ngân sách nhân sự 100.000
USD nhưng các chi phí hoạt động khác không đến 50.000 USD (vì các chương trình thường tập
trung vào quan hệ với giới truyền thông, các hoạt động trên Internet và truyền thông nội bộ).
Việc cắt giảm chi phí có thể thực hiện bằng cách cắt giảm bớt ngân sách hoạt động theo tỷ lệ
tương tự với ngân sách truyền thông, nhưng 10% của 50.000 USD chỉ là 5.000 USD. Vì thế, giải
pháp rõ ràng nhất là cắt giảm nguồn nhân lực để tạo ra những khoản tiết kiệm lớn hơn.
Nhưng điều này có thể gây ra thảm họa. Bạn sẽ không đáp ứng tốt sự mong mỏi của giới báo
chí, đối tượng công chúng qua Internet có thể bị bỏ rơi và chương trình truyền thông nội bộ có
thể bị cắt giảm. Nói chung, uy tín của tổ chức sẽ không được cải thiện, hoặc trở nên tồi tệ hơn,
và có thể phải mất nhiều năm mới hồi phục được.
Chi phí hoạt động
Khi tính toán chi phí của các hoạt động PR, hai điều then chốt mà bạn cần ghi nhớ là tính
hiệu quả và hiệu năng của hoạt động.
