Tóm lại, khi xây dựng ngân sách cần lưu ý đến cả ba yếu tố này. Các bạn có thể tham khảo
những hạng mục ngân sách cho một chương trình PR trong bảng sau.
Các hạng mục ngân sách
Nhân sự
Chi phí hoạt động
Thiết bị
Lương nhân viên
Chi phí tuyển dụng (bảo hiểm xã hội, lương hưu,
thưởng...)
Chi phí quản lý và chỉ tiêu (điều hòa nhiệt độ, ánh
sáng, văn phòng...)
In ấn và sản xuất
Chụp ảnh
Quan hệ truyền thông
Hội nghị, hội thảo
Tài trợ
Chi phí hoạt động (fax, điện thoại, văn phòng
phẩm, cước phí...)
Bàn ghế văn phòng
Thiết bị máy tính và
phụ kiện
Điện thoại, máy fax...
Về cơ bản, các khoản chi phí này giống nhau dù chương trình được thực hiện bởi bộ phận nội
bộ hay phải nhờ đến các công ty tư vấn. Tuy nhiên, khi sử dụng công ty tư vấn bên ngoài, yếu tố
lương bổng rõ ràng sẽ khác đi. Bạn sẽ phải trả chi phí cho chương trình theo mức thỏa thuận.
Những khoản phí này thường sẽ được chia thành hai phần:
- Phí tư vấn
Bao gồm dịch vụ tư vấn, tham gia hội họp, chuẩn bị báo cáo... Khoản này thường dựa trên
khoảng thời gian cố định theo tháng hay theo từng dự án.
- Phí triển khai
Bao gồm khoảng thời gian điều hành cần thiết để triển khai chiến dịch hay chương trình đã
thống nhất. Đối với những chương trình kéo dài thì khoản này có thể dựa vào khoảng thời gian
cố định theo tháng, và tuy sẽ có những tháng cần phải dành nhiều thời gian hơn so với những
tháng khác, nhưng công việc tự thân nó đã chia đều và kéo dài đến cuối cùng. Một số khách
hàng thích được thanh toán dựa trên lượng thời gian thực sự bỏ ra, đặc biệt đối với các hoạt
động đòi hỏi một lượng đầu tư khá lớn từ phía nhà tư vấn.
Bạn thường sẽ phải trả một khoản phí "đội lên" cho những dịch vụ bổ sung từ bên ngoài như
chụp ảnh và in ấn nếu nhà tư vấn trực tiếp đảm nhận vấn đề tài chính và pháp lý đối với công
việc của khách hàng. Bạn cũng thường phải thanh toán tiền thuế giá trị gia tăng trừ phi nhà tư
vấn hoạt động tự do và không đăng ký kinh doanh.
Ngân sách tổng quát có thể trở thành một chủ đề có thể thương lượng được. Có hai cách tiếp
cận chính đối với hoạt động lập ngân sách. Cách thứ nhất là áp dụng phương pháp công thức có
thể áp dụng cho toàn công ty để quyết định tỷ lệ nguồn lực được phân bổ cho từng chức năng.
Cụ thể như áp dụng trên tỷ lệ phần trăm lợi nhuận hoặc doanh số của tổ chức, trên một khoản
gia tăng cố định so với ngân sách năm trước, hay một khoản tiền so với ngân sách của đối thủ
cạnh tranh. Phương pháp này có khuyết điểm là thiếu tính thực tế. Bởi hoạt động PR trong năm
sau có thể đòi hỏi phải cần thêm nhiều nguồn lực hơn nếu tổ chức muốn triển khai một chiến
dịch chăm sóc khách hàng lớn. Các đối tượng công chúng cần liên lạc cũng biến động tùy theo
từng tổ chức. Đối với một số tổ chức, PR so với các hình thức truyền thông tiếp thị khác có thể
là hoạt động chiêu thị lớn nhất, hoặc cũng có thể là phương tiện chiêu thị duy nhất.
Một phương pháp thay thế khác là bắt đầu bằng việc xem xét các nhiệm vụ mà chức năng PR
cần triển khai, tính toán chi phí cho chúng và điều chỉnh ngân sách dựa trên những nhu cầu
thực sự cần ưu tiên. Điều này không có nghĩa là trao toàn quyền hành động cho các chuyên
viên PR, vì mỗi hoạt động sẽ được xem xét rất kỹ lưỡng và cần phải được giải trình hợp lý. Bất
cứ lúc nào có thể, cần phải trình bày một bản phân tích chi phí - lợi ích để chứng tỏ sự phù hợp
của khoản chi tiêu PR đó. Điều này buộc bạn phải liệt kê các chi phí của một hoạt động một
bên, còn bên kia là những lợi ích có thể thu được. Nếu giá trị tiền tệ mang lại cao hơn chi phí bỏ
ra thì đó là một phương án tốt. Hoặc bạn cũng có thể làm bản phân tích ngược lại, liệt kê các
chi phí tiêu cực của việc không làm gì cả.
Trong hầu hết các trường hợp, người ta thường phối hợp cả hai phương pháp này. Nói
chung, trước hết bạn sẽ có một mức ngân sách ước tính ban đầu, để dựa trên đó chuyên viên
PR sẽ xây dựng một kế hoạch chi tiết với các khoản dự toán chi phí và điều chỉnh thành ngân
