giỏi” luôn có tác dụng đối với tôi. Thứ ba, nó phải thú vị, nhưng đừng
hứa hẹn quá nhiều, chỉ cần đủ để người ta đọc thông điệp thôi.
Hạn chế số lượng người nhận. Thông thường, bạn càng gửi email cho
nhiều người, sẽ càng có ít người hồi âm và càng ít người chịu thực hiện
bất cứ hành động nào mà bạn yêu cầu. Điều này tương tự như hội
chứng Genovese (hay “hiệu ứng người ngoài cuộc”): Năm 1964, báo
chí đưa tin có 38 người chỉ đứng nhìn khi Kitt y Genovese bị giết hại.
Nếu bạn định yêu cầu một nhóm đông người làm điều gì đó, thì ít nhất
hãy sử dụng chế độ ẩn người nhận (BCC) trong email; điều đó không
chỉ giúp người nhận nghĩ họ là người quan trọng, mà bạn cũng không
phải chất đầy cả một danh sách địa chỉ email hay cũng sẽ không vô tình
tiết lộ địa chỉ email của mọi người.
Đừng VIẾT HOA TẤT CẢ CÁC CHỮ. Có lẽ bây giờ mọi người đều
đã biết điều này, nhưng vẫn xin được nhắc lại: Văn bản được viết dưới
dạng chữ hoa được hiểu là QUÁT MẮNG trong email. Dù bạn không
quát mắng, thì việc đọc một văn bản toàn chữ viết hoa cũng khó hơn, vì
thế hãy giúp người nhận thư bằng cách sử dụng cách viết tiêu chuẩn.
Ngắn gọn. Độ dài lý tưởng cho một bức thư điện tử là 5 câu. Mức độ
nội dung lý tưởng là một ý tưởng. Nếu bạn đang yêu cầu một điều gì đó
hợp lý từ một người nhận biết điều, hãy giải thích đơn giản bạn là ai
trong một hoặc hai câu, rồi đi thẳng vào “yêu cầu”. Nếu không hợp lý
thì đừng đòi hỏi làm gì. Một lý do khác cho việc nên viết ngắn gọn là
bạn không bao giờ biết bức thư của mình sẽ “hạ cánh” ở đâu – có thể là
bất cứ nơi nào, chỗ cấp trên cho tới người đại diện.
Hạn chế tệp tin đính kèm. Bạn thường nhận được bao nhiêu bức
email có câu “Xin vui lòng đọc thư đính kèm”? Sau đó bạn mở tài liệu
đính kèm và đó là một bản Word với một thông điệp được trình bày
bằng ba đoạn văn mà có lẽ có thể dễ dàng được sao chép và dán vào
thư. Hoặc tệ hơn là, có người tin rằng vì cách bán thức ăn dành riêng
cho chó trên mạng của anh ta thật độc đáo, ấn tượng và hiệu quả nên
bạn sẽ muốn nhận được một bài giới thiệu có dung lượng 10MB của
