Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Chúng ta hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc nào đều được cấu thành từ 20% thiểu số
nhưng quan trọng, và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn – bằng cách phân tích để xác định
những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10% – 20% số lượng nhưng có thể đóng góp đến
80 – 90% thành quả. Chúng ta phải tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ
trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với
chúng, giống như sẵn sàng lên tinh thần để nuốt trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.
Nguyên tắc số 4: Tiên đoán hậu quả để xác định
việc quan trọng
Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán và xác định được tính quan trọng của hành động
hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết
định ngắn hạn. Diễn giả Dennis Waitley cho rằng: “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép
công việc hiện tại, còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn.”
Nguyên tắc số 5: Sử dụng phương pháp ABCDE để
hoạch định công việc
Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tụ ưu tiên:
A là những công việc rất quan trọng mà chúng ta phải thực hiện nếu không muốn
gánh chịu hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày.
Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta sẽ đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân
cấp độ quan trọng của chúng.
B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích
tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
C là những việc vô thưởng vô phạt. Làm hay không làm cũng không mang lại hiệu
quả hay khác biệt gì lớn.
D là những việc mà chúng ta có thể giao phó, nhưng phải giao phó cho đúng
người.
E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời
gian cho những việc E này.
Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng
yếu
Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có các lĩnh vực trong yếu. Ví dụ: công việc trọng yếu
của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nghiệm
vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo; công việc trọng yếu của một nhân viên
bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ
và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch
vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng… Hãy tự đánh giá bản thân trong từng lĩnh vực
trọng yếu và chú ý đặc biệt đến lĩnh vực mà chúng ta còn yếu kém, rồi nỗ lực khắc phục những
điểm yếu đó. Nếu làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, chúng ta sẽ tạo ra kết quả vượt trội.
Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả
Luật tập trung hiệu quả chính là: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc,
nhưng luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất.”
Hãy trả lời ba câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và
