Bước đầu tiên là xác định chính xác mình muốn hoàn thành việc gì trong
công việc này và nó sẽ được đo lường ra sao. Để làm được điều này, chúng
ta phải thiết kế ra bản mô tả kết quả thực hiện công việc. Không như bản mô
tả công việc nguyên mẫu tập trung vào hoạt động hoặc công việc nên được
thực hiện, Bản Mô tả Thành tích (PRD) là một bức tranh cho thấy công việc
sẽ có kết quả ra sao khi nó được thực hiện tốt.
Đây là cái nhìn hướng tới thành quả, từ đó cho phép các trưởng phòng và
nhân viên đề ra một con đường từ tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị của công ty
cho tới những mục tiêu công việc có thể đo lường được của cá nhân. Bản
Mô tả Thành tích không chỉ giúp họ khám phá và phác họa những chức năng
công việc cá nhân, thường được xem là những Lĩnh vực Kết quả Chủ yếu
(KRA), mà nó còn đo lường sự hoàn thành công việc, thành công của những
lĩnh vực thông qua những tiêu chuẩn thực hiện được xác định rõ. Văn bản
này là một công cụ giúp thiết lập trách nhiệm cá nhân rõ ràng cho mọi
nhóm, phòng ban, và cả công ty.
Khi việc này được thực hiện, mọi người trong công ty tập trung vào việc
hiện thực hóa tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, và mục tiêu công việc trong từng
ngày. Công cụ này giúp phác họa và đo lường các mục tiêu, đưa ra được
những trách nhiệm rõ ràng của nhân viên, và thiết lập trách nhiệm của ban
lãnh đạo. Người ta sử dụng công nghệ để giám sát tốc độ và hiệu quả của
một chiếc xe hơi nhờ vào máy đo tốc độ và thiết bị báo xăng. Các lãnh đạo
xác định tính hiệu quả bằng cách nhận diện các KRA và những tiêu chuẩn
thực hiện liên quan tại nơi làm việc. Hệ thống này giúp người ta đo lường và
giám sát hiệu quả của chính mình trong khi giảm tối thiểu nhu cầu cần có
những hệ thống đo lường và kỷ luật truyền thống.
Quan điểm này bắt đầu từ cấp cao nhất với tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị của
công ty, sau đó xuống tới những thành quả cá nhân, điều luôn luôn đồng
điệu với toàn nhóm, với người trưởng phòng của họ, và với sứ mệnh của
công ty.
