dự trữ cho HOA. Nhà phát triển nên có một phần trách nhiệm trong
hoạt động quản lý ngân sách của HOA.
4. Tiến hành nghiên cứu dự trù. Một nghiên cứu dự trù sẽ tiên
liệu được những thứ cần sửa chữa và thay thế mà HOA phải thực
hiện trong hơn 30 năm nữa. Nghiên cứu này cũng giúp xem xét một
số thành phần khác như trần nhà, sơn, lớp ván gỗ ngoài giàn
khung, dự trù mức chi phí cho các khoản sửa chữa hay thay thế này,
lên kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận (ví dụ như mái nhà: khoảng 30
năm, sơn: khoảng 10 năm) và dự thảo ngân sách giúp ban giám đốc
cân đối được mức tiền phải dự trữ mỗi năm để chi cho các việc cần
làm trong tương lai. Do những chi phí này có thể lên đến hàng triệu
đô la nên trong ngân sách của HOA, ngay từ lúc đầu đã phải tính cả
khoản này. Sau đó, vấn đề còn lại, chỉ là thu tiền từ các chủ hộ mỗi
tháng, đưa vào tài khoản dự trữ và dùng khoản tiền này để chi trả
cho các phí sửa chữa hay thay thế khi cần. Nếu HOA nào cũng
tuân theo từng bước như thế thì mọi việc sẽ đi vào quy trình hoạt
động một cách tuần tự, suôn sẻ, các chủ hộ được hưởng lợi ích bán lại
với giá cao và cộng đồng sẽ trở nên đầy sức sống và đáng khao
khát.
5. Đưa ra kế hoạch tu sửa nhà. Khi đã dành đủ một phần ngân
sách cho các khoản bảo trì nhất định, phần tiền còn lại được chi
tiêu như thế nào sẽ là một vấn đề đáng quan tâm. Hãy nhớ rằng,
ban giám đốc gồm toàn những thành viên không chuyên; họ không
có kiến thức hay kinh nghiệm gì về việc chi dùng hàng triệu đô la
cho những tài sản mà họ được giao phó. Do đó, kế hoạch tu sửa nhà
mà nhà phát triển viết ra chi tiết hoá những thứ cần làm, ai làm và
khi nào thì nên tiến hành công việc. Kế hoạch nên được viết bằng
các thuật ngữ không chuyên, bởi viết như vậy thì các thành viên bản
quản trị mới có thể hiểu được. Họ nên hiểu cần phải làm cái gì, chứ
thực ra họ cũng không phải là những người trực tiếp tiến hành. Một
