rồi chúng ta không gặp nhau, hi vọng mọi chuyện của chị vẫn ổn” hay “Cậu
khỏe không, Sarah? Tôi hi vọng cậu có thể giúp tôi nghỉ ngơi sau một
chuỗi…” Khi hồi âm một e-mail, nếu có cơ hội hãy ghi chú lên e-mail của
mình: “Dường như anh đã làm việc chăm chỉ lắm đấy” hoặc “Tôi cũng rất
vui khi nhận được thư anh!”
Hãy tỏa sáng trong những cuộc điện thoại hội nghị
Gặp mặt khách hàng và đồng nghiệp trực tiếp tốt hơn nhưng trong thị
trường toàn cầu như hiện nay thì không phải lúc nào cũng làm được điều
này. Cách hay nhất là một cuộc hội thoại sử dụng công nghệ Skype hoặc
điện thoại hội nghị và đây đều là ứng dụng nghe hoặc nhìn. Sau đây là một
số bí quyết đảm bảo bạn tạo được ấn tượng tốt nhất có thể khi làm việc với
những hội nghị trực tiếp mà không gặp mặt trực tiếp.
Bạn hãy đảm bảo mình hiểu những đặc điểm kĩ thuật của ứng dụng. Điều gì
xảy ra nếu bạn ấn nút “tắt tiếng”? Nếu bạn ấn nút “giữ” thì liệu mọi người
có nghe thấy nhạc hay không? Nếu bạn ấn nút vào nút phát biểu và lạo xạo
với đống giấy tờ, liệu mọi người có nghe thấy được không?
Đề nghị mọi người giới thiệu bản thân khi bắt đầu cuộc gọi và mỗi khi phát
biểu. Không phải lúc nào cũng có thể phân biệt giọng mọi người qua điện
thoại được.
Chuẩn bị cho cuộc hội nghị qua điện thoại giống như một cuộc họp trực
tiếp và kiểm soát thời gian của mỗi cuộc gọi tương tự như họp bình thường.
Tắt điện thoại di động và không làm việc riêng khi tham gia hội nghị qua
điện thoại. Hãy tránh tạp âm như tiếng chó sủa, xe chạy hay tiếng ồn tối đa.
Có thể bạn sẽ không đọc được ngôn ngữ cơ thể trong cuộc hội nghị qua
điện thoại nhưng bạn vẫn có thể nghe được những gợi ý bằng ngôn ngữ của
người tham gia và điều này giúp bạn điều chỉnh phản ứng của mình cho
thích hợp.
