Bạn đã bao giờ xem bộ phim châm biếm kinh điển Caddyshack chưa?
Trong bộ phim này, giám đốc điều hành của câu lạc bộ gôn đã chỉ dẫn
người phụ trách chăm sóc sân gôn phải “giết hết bọn chuột vàng”. Khi lời
chỉ dẫn này đến tai nhân vật Bill Murray, anh này hiểu rằng anh ta phải
“giết hết những tay chơi gôn”. Tình huống này không chỉ vui nhộn mà còn
cảnh báo những người quản lý chỉ dựa vào những lời nói để truyền đạt các
thông tin và hướng dẫn quan trọng.
Việc viết ra các ghi chú trong cuộc họp cũng là bắt buộc. Phải luôn có một
thư ký ghi chép lại nội dung cuộc họp. Trong một số nhóm, trách nhiệm ghi
chép xoay vòng giữa các thành viên thường trực. Nhưng nên cử ra một
người phù hợp nhất đảm nhận công việc này sau cuộc họp.
Một lần, tôi tham dự một cuộc họp lập kế hoạch, các ý kiến nêu ra được ghi
chép vào văn bản. Có một sự cố xảy ra, nên toàn bộ thông tin của cuộc họp
bị mất. Hậu quả là tất cả các nỗ lực nhằm tái tạo lại chân thực nhất ý kiến
thảo luận và quyết định trong vài ngày sau đó đều vô nghĩa. Thậm chí khi
ai đó nhớ ra một điều gì quan trọng thì người khác lại không đồng ý với kết
luận chứ chưa nói đến cả vấn đề. Tôi không phản đối việc ghi âm lại phiên
họp của bạn nếu công nghệ đó mang lại hiệu quả tốt. Nhưng đó không phải
là ý của tôi. Điều tôi muốn nói là những điều không thể quên được thường
bị thất lạc nếu không được viết ra.
Dưới đây là kết luận của tôi về việc viết bản kế hoạch ra giấy. Đây cũng là
điểm quan trọng nhất: kế hoạch nên dài tối đa là mười lăm trang giấy. Viết
một cuốn sách dài năm mươi trang còn dễ dàng hơn nhiều so với việc cô
đọng tất cả kiến thức, suy nghĩ và mơ ước của bạn vào câu chữ cần thiết,
ngắn gọn và súc tích. Các học giả không đồng tình với những người nói:
“Đáng ra tôi đã viết cho ông một lá thư ngắn nhưng tôi không có thời
gian”. (Nhiều người cho rằng đó là lời của Pearl Buck, Mark Twain, và
Marcel Proust. Tôi đoán rằng họ đều nói vậy ít nhất là một lần). Nhưng bất
kể là ai nói thì quan điểm này đều nhắc đến một tài liệu trên giấy. Hãy tập
