Nhà quản lý không thể nhúng tay vào từng công việc cụ thể, mà
chức trách chủ yếu là phân phối công việc cho các bộ phận hoặc
từng con người, hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào việc
phân công cắt cử của sếp. Hai tác giả người Mỹ là J.W.Lee và M.Bis
đã đề xuất 7 bước trong quá trình phân công công việc. Nếu bạn
có thể thực hiện theo sự gợi ý này, thì bạn sẽ nâng cao được năng lực
quản lý của mình và cải tiến được công việc trong ban ngành do
mình phụ trách, gia tăng hiệu suất làm việc, tự giải phóng mình ra
khỏi mớ sự vụ vụn vặt.
Bước thứ nhất: Chọn lựa những công việc cần cử người đi làm.
Trên nguyên tắc đối với một công việc mà bất kỳ ai cũng có thể
làm được, thì bạn có thể tuỳ ý cử một người nào đó đi làm, đối với
công việc có độ khó đòi hỏi trình độ năng lực, thì bạn phải chọn người
đáp ứng được những điều kiện mà công việc đòi hỏi, trước hết phân
tích tính chất yêu cầu công việc, sau đó đánh giá người mà bạn
định chọn xem có ngang tầm với công việc hay không.
Xem xét tất cả các công việc cần phải tiến hành, đảm bảo rằng
mình đã nắm thật vững nội dung công việc, lường trước khả năng sẽ
phát sinh những khó khăn trở ngại gì, mức độ phức tạp của nó đến
đâu, nếu không hoàn thành tốt thì hậu quả sẽ ra sao, khi bạn chưa
nắm được những khía cạnh này thì bạn chớ vội phân công cho người
đi làm.
Nếu bạn đã nắm chắc và định phân công ai đó, bạn phải làm
cho người đó cũng nắm chắc công việc như bạn, nghĩa là giải thích
rõ cho cấp dưới về tầm quan trọng và tính chất công việc, về
mục tiêu cụ thể phải đạt được và biết trước rằng nếu hoàn thành
nhiệm vụ thì cấp dưới sẽ học hỏi được kiến thức và kinh nghiệm gì,
hơn nữa phải dự kiến được khả năng kiểm soát theo dõi của mình
về công việc đó sau khi đã cử người đi làm. Nếu sau khi đã cắt cử,
