Bước thứ tư: Vạch ra một kế hoạch giao việc sát đúng.
Khi đã xác định nhiệm vụ rõ ràng mới nghĩ đến chuyện giao việc,
vì sao việc này phải giao cho người đó, và người đó sẽ hoàn thành
trong khoảng thời gian bao lâu, những tài liệu bảo đảm cho công việc
ở
đâu, trong quá trình cấp dưới thực thi nhiệm vụ thì báo cáo như
thế nào, trước khi giao nhiệm vụ sếp phải lên chương trình với
những nội dung này, nên viết ra văn bản giao cho nhân viên giữ một
bản, sếp lưu một bản, để sau này còn theo dõi tra cứu, làm như vậy,
cả hai bên đều nắm chắc nội dung công việc và phương thức triển
khai tiến hành, không thể xảy ra trường hợp lĩnh hội không đầy đủ
hoặc không đúng công việc được giao, coi văn bản này là cơ sở để chỉ
đạo trong suốt quá trình thực hiện.
Bước thứ năm: Phân công.
Trước khi phân công công việc, cần nói rõ cho nhân viên được
chọn biết rõ vì sao họ được chọn để đảm đương công việc này, trong
khi trao đổi phải nhấn mạnh mặt tích cực năng động của người đó,
có thể chỉ ra những tài năng sở trường đặc biệt mà chỉ có người đó
mới có, và tài năng sở trường đó thích hợp phát huy trong công việc
cụ thể này, ngoài ra còn thể hiện cho người đó nhận thấy sự tín
nhiệm của sếp giành cho mình, mong mỏi người đó hoàn thành thật
tốt công việc quan trọng này, hé mở cho người đó nhìn thấy tương
lai tốt đẹp về mặt cất nhắc, đãi ngộ đang chờ đón khi hoàn thành
nhiệm vụ trở về.
Khi giải thích tính chất, đặc điểm của công việc và mục tiêu dự
kiến, người lãnh đạo phải nói hết tất cả những thông tin mình
nắm được, tránh không nói hết mọi thông tin có liên quan, đưa
cấp dưới vào tình huống khó xử, ví dụ việc đó liên quan đến đối
tượng nào, khách hàng là ai, phải gặp gỡ người nào v.v... thậm chí còn
giới thiệu cho nhân viên về những kinh nghiệm mình tích luỹ được
