giữa tuần tới”. Khi tình hình thay đổi, bạn sẽ cần phải sửa đổi danh sách ưu
tiên của bạn. Hãy tới gặp người quản lý hoặc khách hàng của bạn với các
khuyến nghị về cách điều chỉnh các ưu tiên, và sau đó yêu cầu sự giúp đỡ
của họ. Luôn luôn ghi nhớ cần hoàn thiện 50% phần của bạn và mang lại
một giải pháp, chứ không phải là vấn đề!
Nếu một khách hàng đang làm gia tăng công việc cho bạn, hãy tìm hiểu mục
đích của yêu cầu đó và khoảng thời gian để xem liệu bạn có thể thích ứng
với yêu cầu mà không giải quyết toàn bộ phạm vi của vấn đề đang được đề
cập hay không. Ví dụ, nếu khách hàng của bạn gọi vào chiều thứ Sáu lúc 4
giờ 30 đưa ra một đề nghị bạn cần làm vào sáng thứ Hai, hãy tránh phản ứng
thiếu suy nghĩ. Thay vào đó, bạn có thể hỏi mục đích đằng sau yêu cầu này
là gì. Khách hàng có thể chỉ cần ước tính chi phí cơ bản và một số điểm
quan trọng nhất, chứ không phải là một bản đề xuất đầy đủ. Bạn cũng có thể
cung cấp trong cuộc họp vào sáng thứ Hai thông tin dự phòng. Đàm phán
các điều khoản để hoàn thành công việc theo cách mà vẫn giữ bạn “trong
khu vực cho phép”.
Câu hỏi: Có bất cứ điều gì khiến tôi có thể làm để tránh thời gian lãng phí
trong các cuộc họp không?
Trả lời: Có. Hãy đưa ra một cuộc thảo luận trong nhóm. Gần đây tôi đã dẫn
dắt một buổi đào tạo theo nhóm cho một công ty sản xuất hàng tiêu dùng,
trong đó các thành viên quyết định rằng tất cả các cuộc họp sẽ chỉ kéo dài 45
phút (để có “thời gian phục hồi”) và sẽ được phân loại thành cuộc họp các
thành viên bắt buộc phải có mặt và cuộc họp họ có thể có mặt có thể không
(do đó bạn có thể chỉ cần tham dự các cuộc họp bắt buộc). Và biên bản cuộc
họp sẽ được cung cấp cho tất cả những ai muốn biết về những quyết định
được đề ra nhưng không cần phải tham dự.
Ngoài ra, Tiến sĩ Monica Worline, đồng sáng lập của Vervago, một công ty
chuyên cung cấp các giải pháp cho người lao động tri thức, cho biết: “Nếu
mọi người không chính xác trong suy nghĩ và không cẩn thận trong giao
