cầm tay như Palm hoặc Pocket PC, và những chiếc điện thoại thông minh
kết hợp các tính năng quản lý liên lạc, điện thoại di động và email.
Bên cạnh việc ghi chép tên, địa chỉ, số điện thoại, fax và email, các hệ
thống tốt nhất phục vụ duy trì liên lạc còn cho phép bạn ghi lại nguồn của
mỗi mối liên lạc và lưu giữ ghi chép về sự tương tác giữa hai bên qua thời
gian. Các thiết bị cầm tay và điện thoại thông minh thường được đồng bộ
hóa với các dữ liệu liên lạc được lưu trữ trong máy tính để bàn hoặc máy
tính xách tay của bạn để tránh lặp lại. Một hệ thống quản lý liên lạc trên máy
tính văn phòng sẽ giúp bạn phân loại và lựa chọn danh bạ theo địa điểm,
nguồn ban đầu, ngày liên hệ gần nhất hoặc các đặc điểm hữu ích khác. Bạn
có thể dùng nó để in nhãn, lập danh sách email hoặc kết hợp các thông tin
được cá nhân hóa vào một lá thư soạn sẵn.
Chết ngập trong tiểu tiết
Sylva Leduc là một cố vấn kinh doanh và quản trị kiêm đồng sáng lập và
nguyên chủ sở hữu của Client Compass, một hệ thống quản lý thông tin
khách hàng dành cho các nhà tư vấn. Sylva chỉ ra: “Nếu làm tốt việc gặp gỡ
người mới, bạn sẽ nhanh chóng tích lũy được số lượng lớn danh thiếp. Nhớ
chi tiết về mười hay hai mươi người không quá khó khăn. Nếu có trí nhớ
siêu phàm, bạn thậm chí còn có thể nhớ được đặc điểm riêng của 100 người
bạn từng gặp. Nhưng để nhớ quá con số đó, bạn nên có một hệ thống quản
lý liên lạc, nếu không thì chẳng mấy chốc bạn sẽ chết ngập trong tiểu tiết.”
“Một hệ thống trên giấy đơn giản có thể sử dụng trong một thời gian,
nhưng để đạt hiệu quả và năng suất thực sự, hãy lựa chọn một trong số rất
nhiều chương trình quản lý liên lạc hiện có. Chúng tiết kiệm thời gian cho
bạn; thay vì lục tung hàng đống giấy tờ, bạn có thể tìm ra thông tin ngay lập
tức. Hệ thống quản lý liên lạc giúp bạn trở thành thiên tài trong mắt mọi
người khi có thể nhớ được những chi tiết nhỏ nhất về người khác.”
“Bạn có thể tìm ra hệ thống tốt nhất phù hợp với loại hình kinh doanh của
bạn bằng cách lên mạng tìm cụm từ ‘phần mềm quản lý liên lạc’ hoặc ‘quản
lý thông tin khách hàng’. Hãy sử dụng dấu ngoặc kép để tìm được đúng thứ
