Khi cung cấp thông tin phản hồi cho các nhà lãnh đạo, chúng ta
cũng cần phải ân cần giống như khi chuẩn bị để họ đón nhận nó.
Thông tin phản hồi được đưa ra không thích hợp có thể được đón
nhận như một cuộc tấn công chứ không phải là một hành động tận
tâm. Các nhà lãnh đạo có thể quay sang phòng thủ, ngăn cản người
thừa hành cung cấp thông tin phản hồi vào những lần sau.
Thông tin phản hồi tiêu cực phải được định hướng rõ ràng vào
hành vi hoặc chính sách cụ thể, chứ không phải vào chính nhà lãnh
đạo. Tốt hơn hết, người thừa hành nên nói: “Nếu anh không bao
giờ mỉm cười với mọi người, thì sẽ làm cho họ lo lắng đấy”, chứ
không nên nói: “Anh đang dọa nạt mọi người đấy.” Nhà lãnh đạo
không thể thay đổi được bản thân mình, nhưng có thể thay đổi hành
vi và nụ cười hiếm hoi của mình, giúp cho những người xung quanh
họ thoải mái hơn.
Khi đưa ra phản hồi về hành vi, chúng ta phải tuyên bố rõ
ràng:
• Hành vi cụ thể là gì.
• Những hậu quả bất lợi mà nó gây ra là gì.
• Hậu quả sẽ nghiêm trọng như thế nào nếu hành vi đó tiếp tục
diễn ra.
Để giảm bớt sự phòng thủ, đưa ra những tuyên bố liên quan đến
cảm giác của người cung cấp thông tin phản hồi (“Tôi”) sẽ có hiệu
quả hơn so với những tuyên bố về việc mà người nhận thông tin
phản hồi đang làm (“Anh”):
• “Nghiên cứu của tôi cho thấy chính sách này sẽ có một số hậu
quả bất lợi”, không nên nói “chính sách của anh sẽ có hậu quả xấu.”
