Một lời phàn nàn có dạng một vài câu hoặc vài đoạn nói rằng:
“Đây là cái mà tôi thấy đang xảy ra. Tôi không nghĩ rằng nó là đúng
đắn. Cần phải làm gì đó với nó.”
Bạn có thể lập luận đây vốn không phải là một lời phàn nàn, mà
chỉ là dữ liệu và là một dạng biểu hiện mối quan ngại. Tuy nhiên,
cấu trúc của nó tương tự như một lời phàn nàn.
Nó truyền tải ấn tượng về một cái gì đó sai trái, chứ không phải
là một phân tích tình hình, các nguyên nhân của nó và các giải pháp
tiềm năng. Nó là một đòi hỏi ngấm ngầm rằng, một người nào đó
khác phải chịu trách nhiệm về tình trạng này, có lẽ đó là nhà lãnh
đạo.
Một phân tích vấn đề sẽ cung cấp thông tin ở dạng có thể sử
dụng để hành động, ví dụ như:
• Một mô tả vấn đề sơ bộ và yêu cầu tổ chức một cuộc họp để
giải thích về hậu quả tiềm năng của nó, cùng các giải pháp cho vấn
đề đó.
• Một tuyên bố về vấn đề với dữ liệu sơ bộ kèm theo và yêu
cầu cho phép thành lập một nhóm đặc nhiệm để khám phá các lựa
chọn chính sách.
• Một bản tóm tắt toàn diện được hỗ trợ bởi các biểu đồ dữ liệu
đầy đủ, ưu và nhược điểm của việc thay thế các tiến trình hành
động, những kiến nghị mà quản lý cấp trên có thể phê duyệt, và
một cam kết lập kế hoạch thực hiện.
Thông thường, chúng ta nghĩ rằng mình đã đưa ra một khuyến
nghị có thể được chấp nhận, nhưng sự thực là chúng ta chỉ đưa ra
một lời phàn nàn. Tại sao chúng ta lại làm điều này? Một phần, vì
lý do tương tự nên các nhà lãnh đạo cấp cao đã không giải quyết
