TỔ CHỨC CÁC QUY TRÌNH
TRAO ĐỔI THÔNG TIN
Tổ chức hợp lý là yếu tố cần thiết để đạt được mục đích chung
và để hỗ trợ nhà lãnh đạo. Những người thừa hành đắc lực giúp các
nhà lãnh đạo làm rõ tầm nhìn cũng như các mục tiêu, và xây dựng tổ
chức mà nhóm cần có để theo đuổi chúng.
Các cơ cấu và quy trình quan trọng nhất trong tổ chức thường
liên quan đến trao đổi thông tin. Chúng cho chúng ta biết tất cả
các quy trình tổ chức khác đang hoạt động như thế nào. Một cuộc
khảo sát ở bất kỳ tổ chức nào cũng cho thấy, rất ít nhà lãnh đạo tổ
chức được các quá trình trao đổi thông tin mà nhóm hoàn toàn thỏa
mãn. Để phục vụ tốt một nhà lãnh đạo, chúng ta phải giúp họ phát
hiện ra các thiếu sót trong khâu trao đổi thông tin và phải thiết kế
được cách kết hợp đúng đắn các phương tiện trao đổi thông tin
nhằm thỏa mãn các nhu cầu của tổ chức. Việc thiết kế các quá
trình giao tiếp nên nhạy cảm với những nhu cầu đa dạng, bao gồm
nhu cầu để:
• Nhà lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn của mình đến thẳng mọi
cấp của tổ chức và các bên liên quan.
• Các bên liên quan có thể truyền đạt các quan điểm của họ đến
nhà lãnh đạo.
• Các cơ chế tóm tắt thông tin cho nhà lãnh đạo và giúp họ
chuẩn bị các câu trả lời sao cho họ không bị choáng ngợp bởi khối
lượng thông tin quá lớn.
• Thông tin di chuyển nhanh chóng lên, xuống, xuyên suốt,
trong và ngoài tổ chức, sao cho không một bộ phận nào của nhóm
hoặc môi trường của nó bị mất đi sự kết nối.
