ĐHĐCĐ vẫn chưa được tuân thủ đúng. Nguyên nhân khá phổ
biến của thực trạng nói trên là HĐQT đã lúng túng, chưa
hiểu rõ phải "làm gì", "làm như thế nào" và "khi nào làm" để
triệu tập họp ĐHĐCĐ theo đúng quy định của pháp luật.
Phần đáng kể các tranh chấp trong nội bộ cổ đông CTCP
xuất phát từ việc không thực hiện đúng trình tự và thủ tục
triệu tập họp ĐHĐCĐ. Điều 100 LDN quy định thời gian
tối thiểu phải gửi thông báo họp bằng văn bản cho mỗi cổ
đông để họ biết thời gian và địa điểm họp là 7 ngày trước
ngày họp (nếu Điều lệ công ty không có quy định khác)
nhưng nhiều công ty đã không thực hiện đúng quy định
này. Ngoài ra, trong cuộc họp ĐHĐCĐ còn thực hiện chưa
đúng các quy định về quyền của cổ đông như bỏ phiếu tại
cuộc họp của ĐHĐCĐ theo đầu người, chứ không theo sổ cổ
phần sở hữu.
Thứ hai, cần chuẩn bị chương trình họp ĐHĐCĐ một cách
kỹ lưỡng, tổ chức chương trình họp gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo
chuyển tải thông tin đầy đủ đến cổ đông. Điều 99 LDN
quy định chương trình họp bao gồm tất cả các vấn đề sẽ
được quyết định thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ sẽ được gửi
cho các cổ đông cùng lúc với thông báo mời họp nhưng
không chậm hơn 7 ngày trước khi diễn ra cuộc họp. Cổ đông
hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ
thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hoặc một tỷ
lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có thể kiến
nghị vấn đề đưa vào chương trình họp.Tài liệu cuộc họp
ĐHĐCĐ cung cấp các thông tin cần thiết cho các cổ đông
tham dự cuộc họp để có thể đưa ra quyết định về mỗi vấn
đề trong chương trình họp. Những thông tin này cần được
chuẩn bị kỹ lưỡng và cung cấp đầy đủ. Nếu việc chuẩn bị
này không được thực hiện tốt có thể làm ĐHĐCĐ đưa ra
