4. Đội ngũ chuyên về các chuẩn tại trung tâm: các chuyên viên kỹ
thuật chuyên xác định các chuẩn phù hợp và xác định khi nào cần
loại bỏ hay nâng cấp các chuẩn đó
Bảy hoạt động quan trọng kể trên ở giai đoạn 2 phản ánh nhu cầu
ngày càng cao trong việc phải đối mặt với những thách thức khi sử
dụng IT đối với toàn doanh nghiệp, chứ không chỉ với một đơn vị
kinh doanh hay một nhóm chức năng. Khi phối hợp với nhau, chúng
sẽ đại diện cho sự khác biệt rõ rệt trong việc quản lý môi trường ở giai
đoạn 2 so với giai đoạn 1. Chẳng hạn, năm 1996, một nhà sản xuất trị
giá 5 tỷ đô-la nhận thấy rằng bộ phận IT của hãng đã chi khoảng 3,6%
doanh số, so với con số trung bình của ngành là 2%. Để quản lý chi
phí IT, ban quản trị đã ủng hộ việc chuyển đổi sang giai đoạn Chuẩn
hóa công nghệ. CIO nhận thấy quyết định này đã dẫn đến một số thay
đổi quan trọng: “Do đó, sau năm năm, chúng tôi đã loại bỏ hết phần
IT đến từ các nhóm hay địa phương – hiện giờ, tất cả đều được báo
cáo tập trung. Chúng tôi đã chuẩn hóa máy tính, chuẩn hóa dịch vụ
mà chúng tôi cung cấp cũng như cách chúng tôi cung cấp, điều này
làm thay đổi các nguyên tắc về phân bổ ngân sách và điều hành để có
thể tập trung vào vài dự án có ảnh hưởng lớn, thay vì vào hàng nghìn
dự án nhỏ như cách đã làm trước đây.”
Sau khi triển khai tất cả bảy hoạt động kể trên, ban quản trị đã tạo
được những thói quen cho mình để dễ dàng chuyển đổi sang giai
đoạn Tối ưu hóa lõi. Năm 2001, khi chi phí IT ngang với chuẩn của
ngành, hãng đã bắt đầu tiến hành triển khai hệ thống ERP. Năm
2004, ban quản trị đã tuyên bố rằng chính các quy trình kinh doanh
cơ bản đã được chuẩn hóa toàn cầu và các nỗ lực chuyển mình của
hãng đã giúp doanh thu hãng tăng thêm 18% và thu nhập kinh doanh
tăng 52% so với năm 2003.
Hoạt động quản lý trong giai đoạn 3
Các hoạt động được triển khai trong giai đoạn 2 chưa đủ để giúp
doanh nghiệp thành công trong giai đoạn 3. Rebecca Rhoads, phó chủ
tịch và CIO của Raytheon, một tập đoàn hàng không vũ trụ quốc
phòng trị giá 21 tỷ đô-la đã lớn mạnh từ những vụ sáp nhập với Texas
Instruments, Hughes, General Dynamics và E-Systems. Bà giải thích
rằng các hoạt động định hướng Raytheon sang giai đoạn Chuẩn hóa
công nghệ sau các cuộc sáp nhập chỉ là bước đầu tiên trong quá trình
tìm hiểu cách IT tạo ra giá trị:
114
