Chủ đề: Về chuyến tập huấn sắp tới của Chet Holmes
Vâng, tôi chuẩn bị lên đường rồi. Tôi đã đặt chỗ trước. Nhân tiện, cậu đã nói chuyện
với Dave về hạng mục ngân sách tôi đã đề cập với cậu chưa?
E-mail này cứ trả lời qua trả lời lại về vấn đề liên quan đến Dave, nhưng nó vẫn mang
chủ đề “Về chuyến tập huấn sắp tới của Chet Holmes”.
Một tuần hoặc hai tuần sau đó, có thể có ai đó sẽ hỏi bạn điều gì đã xảy ra với Dave.
Một trong bảy e-mail có chứa thông tin quan trọng, nhưng bạn phải mở tất cả mới
mong thấy được dữ liệu cần tìm. Vậy nên, hãy thay đổi dòng chủ đề khi bạn thay đổi
nội dung lá thư. Tất cả khách hàng và nhân viên của tôi đều phải tuân thủ quy tắc này
nếu muốn liên hệ với tôi. Theo cách này, tất cả nhân viên công ty đều có thể liếc qua
một e-mail vừa gửi tới và đưa ra quyết định xem: “Mình có thể giải quyết nó bây giờ
không nếu mình mở nó ra?” Nếu bạn mở một dữ liệu nào đó mà không thể giải quyết
ngay được, hãy lưu nó lại trong tập tài liệu thích hợp và chuyển phần công việc vào
danh sách những việc phải làm (thường là danh sách việc cần làm sắp tới).
Sẽ không phải là nói quá khi tuyên bố rằng: e-mail có thể là điểm chết của quá trình
quản lý thời gian. Những công ty luôn có thông báo e-mail mới trong tình trạng khẩn
cấp thường khiến tất cả nhân viên phải làm việc theo phương thức phản ứng lại. Nếu
máy tính báo bạn có thư, thì cũng đừng đọc ngay và trả lời bất kỳ lúc nào thư đến. E-
mail đem đến sự tiện lợi cho bạn. Nếu nó không tiện lợi, đừng trả lời.
Khi tập trung hơn, bạn sẽ thấy sự tập trung giống như cơ bắp và sức mạnh của nó.
Nếu không tập trung mỗi lần có e mail hoặc điện thoại, thì bạn đã tự làm giảm khả
năng tập trung của mình và khiến công việc trở nên kém hiệu quả hơn.
Chú ý: Khi đọc sáu điều này, đừng băn khoăn xem liệu trước đây mình đã đọc chúng
hay chưa. Hãy suy ngẫm xem liệu bạn có đang áp dụng các quy định để thực hiện
chúng không.
Bước 2: Lên danh sách
