nhiều người trong số nhân viên của bạn sẽ lãng phí tới một giờ mỗi ngày (rải rác trong
cả ngày) cho việc xem xét lại những thứ chẳng đưa tới việc thực hiện một hành động
có ý nghĩa nào cả. Điều này tương đương với sáu tuần đã bị bỏ phí mỗi năm. Bạn có
muốn thêm vào mỗi năm sáu tuần làm việc năng suất không? Quy tắc chạm đến tức
thì và hệ thống cơ sở hỗ trợ cho nó trong công ty bạn sẽ nâng cao đáng kể hiệu suất
làm việc của từng nhân viên.
Nếu đã chạm đến nó, thì phải hành động ngay. Đây là bước đầu tiên của năng lực
quản lý thời gian tuyệt vời. Đừng mở e mail hay những bức điện tín cho tới khi bạn đã
sẵn sàng giải quyết nó. Nếu áp dụng quy tắc này vào thực tiễn, bạn sẽ nhận thấy nhiều
công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và quá trình này càng được thực hiện có tổ
chức bao nhiêu thì bạn càng làm việc có hiệu quả bấy nhiêu. Vì thế, ví dụ, giả sử tôi
mở e-mail do phòng Quan hệ công chúng (PR) gửi yêu cầu tôi chấp thuận phát hành
một ấn bản mới thì trên danh sách những việc phải làm, tôi sẽ viết: “Chấp thuận phát
hành ấn bản. Xem tài liệu PR”. Đó chính là cách thức tổ chức công việc cần làm hàng
ngày.
Quy tắc chạm tới – tức thì có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý dữ liệu e-
mail. E-mail là một công cụ vô giá, nhưng nó có thể giết chết khả năng quản lý thời
gian của bạn nếu bạn để nó kiểm soát lại mình. Chìa khóa để quản lý e-mail một cách
hiệu quả là thiết lập một chính sách trong toàn công ty về việc tất cả e-mail nhất thiết
phải có dòng chủ đề rõ ràng. Một quy tắc nữa phải được thực thi trong công ty là khi
chủ đề của e-mail thay đổi, dòng chủ đề cũng phải thay đổi theo. Điều này rất cần
thiết.
Giả sử, bạn gửi tới ai đó một e-mail với dòng chủ đề “Về chuyến tập huấn sắp tới của
Chet Holmes” và cô ấy có thể trả lời lại như sau:
Gửi tới: Sherry
Từ: Marcia
