Việc lên danh sách là cách để giữ mọi thứ hoạt động có tổ chức. Nếu không lập một
danh sách, bạn có xu hướng trở thành người thụ động. Các danh sách giúp bạn tập
trung hơn vào những công việc cần ưu tiên thực hiện và những nhiệm vụ mang tới
hiệu quả cao. Luôn giữ bên mình một danh sách công việc sẽ giúp nhân đôi hiệu suất
làm việc của bạn tức thì.
Khi tiến hành một buổi xê-mi-na về vấn đề này, tôi đi quanh phòng và hỏi có bao
nhiêu người lập cho mình một danh sách công việc. Rồi tôi hỏi tiếp: “Bạn thường đề
ra bao nhiêu mục trong danh sách của mình?” Có rất ít người trong phòng có được
bản danh sách với 25 mục công việc hoặc hơn thế.
Chìa khóa để làm việc hiệu quả là luôn trung thành với sáu công việc bạn cho là quan
trọng nhất cần thực hiện trong ngày. Bạn sẽ nhận thấy rằng một danh sách dài gồm
nhiều công việc sẽ là công cụ quản lý thời gian hữu ích. Khi muốn cảm thấy mình làm
việc hiệu quả, hãy nhìn vào danh sách và đánh dấu một việc nào đó và bắt tay làm nó.
Điều đó sẽ mang tới cho bạn những cảm xúc tích cực. Khi có một danh sách dài
những công việc cần làm, bạn thường chọn thực hiện những việc dễ hơn, ít hiệu quả
hơn trước, chỉ với mục đích thu gọn danh sách. Cuối ngày làm việc, bạn sẽ nhận thấy
những việc quan trọng nhất trong danh sách thường không được hoàn thành vì chúng
là những việc khó khăn nhất hoặc tốn nhiều thời gian nhất hoặc cả hai.
Danh sách dài cũng có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được nó. Việc này sẽ
tác động tiêu cực tới tâm lý bạn. Nhưng sẽ có một lời ngợi khen có ý nghĩa khích lệ to
lớn tinh thần khi bạn đặt bút gạch đi mục thứ sáu trong danh sách của mình, đặc biệt
khi tất cả sáu mục này đều là những phần việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành
trong ngày hôm đó.
Vì thế, đây chính là quy tắc của việc lập kế hoạch: liệt kê sáu nhiệm vụ quan trọng
nhất cần làm và bằng cách này hay cách khác, hãy hoàn thành sáu mục công việc này
mỗi ngày. Điều đó không có nghĩa rằng bạn sẽ không lên danh sách những việc cần
phải làm khác. Khi lập kế hoạch mỗi ngày, hãy lấy bản danh sách công việc dài ra và
sử dụng nó như một menu để lựa chọn ra sáu mục quan trọng nhất có thể thực hiện
