Nếu làm khác đi – bàn bạc ít và gửi thư chào hàng sớm – văn bản sẽ phải gánh trách
nhiệm thuyết phục khách hàng. Cách này không dễ thành công. Về nguyên tắc, thư
chào hàng sẽ phải dài dòng hơn và chứa những nội dung không phù hợp.
2. Hỏi khách hàng về nội dung
Cách dễ dàng nhất để thuyết phục khách hàng là trao cho họ thông tin cần thiết để họ
đưa ra một quyết định có lợi cho ta.
Và cách dễ dàng nhất để tìm hiểu thông tin ấy chính là chất vấn họ (“Các anh muốn
xem thông tin gì? Các anh muốn xem chi tiết hay xem tổng thể?” hay đại loại thế).
3. Thỏa thuận trước về các thời điểm theo dõi công việc
Bạn nhận ra tình huống này không?
Bạn gửi thư chào hàng đi. Khách hàng bảo rằng họ sẽ liên lạc lại. Nhưng họ không
làm. Bạn sẽ truy họ (và có cảm giác mình đang quấy rầy họ) hay chờ đợi (rồi cảm thấy
bất lực và bị quên lãng)?
Mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu ta thỏa thuận trước khi gửi thư chào hàng về
thời điểm liên lạc tiếp theo: “Tôi sẽ soạn thư chào hàng dựa trên những gì ta đã bàn và
gửi vào ngày mai. Anh nghĩ khi nào ta sẽ thảo luận tiếp?”.
SOẠN MỚI MỘT THƯ CHÀO HÀNG
Thư chào hàng thường mở đầu bằng cách tự giới thiệu và kết thúc bằng cách trình bày
năng lực có thể trợ giúp cho khách hàng. Nói cách khác, chúng ta tự nói về mình trước
và nói đến khách hàng sau. Cách này không hiệu quả:
Nhàm chán.
Phần thú vị nhất lại xếp sau cùng, khi họ có thể đã ít tập trung.
Đối thủ của bạn có lẽ cũng làm hệt như vậy.
Khách hàng cảm nhận được rằng bạn nghĩ bạn quan trọng hơn họ.
Bảng sau đây hướng dẫn cách lập cấu trúc cho một văn bản chào hàng – cả thư đề xuất
hoặc bài thuyết trình – theo một cách hiệu quả hơn. Thông qua ví dụ, tôi sẽ giả định
rằng khách hàng có ba KẾT QUẢ xếp theo thứ tự ưu tiên sau:
