Cho nên, bạn phải thăm dò trước, để tìm hiểu mục tiêu, kỳ vọng và lo ngại của người
nghe. Những câu hỏi cần đặt ra là: Mục tiêu của anh chị là gì? Kỳ vọng của anh chị là
gì? Các mối lo ngại của anh chị là gì?
Nếu số người không nhiều, ta có thể hỏi riêng từng người hoặc hỏi từng nhóm nhỏ.
Nếu có nhiều người, tiến hành một cuộc thăm dò là cách nhanh nhất. Có rất nhiều
phần mềm tốt dùng để thăm dò mà lại ít tốn kém và dễ thực hiện. Tuy nhiên, để tránh
làm sai lệch kết quả thăm dò, hãy nhớ:
Bạn muốn cuộc thăm
dò…
Để đạt mục đích ấy…
Dễ bắt đầu
Đặt câu hỏi đóng và đơn giản ngay từ đầu (một lợi ích của
câu hỏi đóng: dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều khi tổng
kết các câu trả lời)
Kết thúc nhanh gọn, dễ
dàng
Đặt càng ít câu hỏi càng tốt
Cho thấy lợi ích rõ ràng
của việc tham dự vào
cuộc thăm dò
Đặt tiêu đề của cuộc thăm dò và/hoặc email một cách
cuốn hút
Đưa ra quan điểm cân
bằng
Hỏi ý kiến người nghe về sáng kiến của bạn, bao gồm cả ý
kiến tích cực và tiêu cực
Minh bạch về thời lượng
để
hoàn thành cuộc thăm dò
Nói cho họ biết
Được hoàn thành ngay
lập tức
Cho họ một thời hạn
Minh bạch về bước tiếp
theo
Nói cho họ biết bạn sẽ làm gì với phần trả lời của họ
Sau đây là ví dụ về nội dung của email giới thiệu phần khảo sát:
Hãy ngừng lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết
Tất cả chúng ta đều quá bận rộn. Chúng ta cần có thêm thời gian.
