10
KHI BẠN MUỐN CUỘC HỌP ĐI ĐẾN
HÀNH ĐỘNG CHỨ KHÔNG CHỈ BÀN
THẢO
M
ột số cuộc họp diễn ra không hơn gì những cuộc mạn đàm. Thảo luận rất nhiều,
nhưng không có một hành động nào được đưa ra. Những cuộc họp này gây tiêu tốn
thời gian – nhất là khi diễn ra hằng tuần. “Có ai cập nhật gì về nhóm của mình không
nào?”
Để giải quyết tình trạng này, ta có thể:
Giữ nguyên nội dung, hoặc thay đổi; và/ hoặc
Giữ nguyên thời lượng, rút ngắn, hoặc hủy bỏ cuộc họp.
Theo kinh nghiệm của tôi, phương án tệ nhất thường là giữ nguyên nội dung và thời
lượng. Dù sao thì:
Nếu đang lãng phí một giờ mỗi tuần cho những cuộc họp thế này, việc chấm dứt
sẽ tiết kiệm cho bạn một tuần mỗi năm (nếu muốn biết cách tính, bạn có thể xem
lại mục giới thiệu ở đầu phần này).
Vì vậy, nếu các cuộc họp này huy động 26 người, việc cắt bỏ sẽ tiết kiệm được 26
tuần làm việc – nửa năm giờ công của một nhân viên! – mà không tốn kém chi
phí và công sức gì. Thậm chí, chẳng ai phải phí thời gian cho kiểu họp hành vô
bổ này nữa.
BIẾN THẢO LUẬN THÀNH HÀNH ĐỘNG
Có lẽ bạn vẫn còn muốn/cần họp một lúc nào đó. Vì vậy, để việc họp trở nên hiệu quả
hơn, hãy tìm cách khơi gợi được nhiều hành động hơn mà lại ít tốn thời gian hơn.
Giải pháp đơn giản là đây: sau mỗi chủ đề thảo luận, hãy đặt câu hỏi để xác định hành
động cần có, chú trọng vào ba yếu tố then chốt – ai làm cái gì, khi nào. Chẳng hạn:
