Inbox của bạn sẽ chứa những hồi đáp cho các email bạn gửi đi. Có email nào có thể
thay thế bằng những cú điện thoại hoặc “chat” không?
Tôi đã giới thiệu cách này trước tiên cho một người than vãn rằng “Tôi không có thời
gian áp dụng các kỹ thuật của anh. Ngồi với anh có 90 phút mà tôi đã nhận được 127
email rồi”. Tôi yêu cầu anh ta đếm xem có bao nhiêu trong số đó có chữ “RE” và anh
ta đếm được 88. Nói cách khác, 2/3 thư là do người khác hồi đáp anh ta.
Nói tóm lại: gửi ít đi thì sẽ nhận ít đi.
Chủ động yêu cầu giảm email
Nếu được, hãy liên lạc với những người gửi đến những email mà bạn không muốn/
không cần nhận và bảo họ (một cách lịch sự và cẩn trọng) đừng gửi nữa.
Bạn cần giải thích những lợi ích đối với họ khi họ thay đổi cách liên lạc: “Inbox của
tôi đầy nghẹt. Tôi sẽ hồi đáp nhanh hơn nhiều nếu anh gọi điện hoặc nhắn tin”.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHÔNG ĐỌC EMAIL HAI LẦN
Nếu mở ra, đóng lại và bỏ mặc email trong inbox, dứt khoát bạn sẽ có thể mở ra đọc
lại lần nữa.
Bực mình hơn nữa, những email quan trọng đã được bạn xử lý ngay tức khắc, nên
những thứ bạn nhìn thấy thường chỉ là những email không quan trọng.
Cách duy nhất để chấm dút tình trạng này là không bao giờ mở ra, đóng lại và bỏ mặc
nó ở đó. Thay vì vậy, bạn có những sự lựa chọn sau – mà tôi gọi là 5D:
Áp dụng khi…
Deal with
it (Xử lý)
… email đòi hỏi phải phản ứng nhanh chóng, đơn giản hoặc khẩn cấp.
Sau đó lưu/ xóa bản gốc.
Delete it
(Xóa nó)
… ta sẽ không bao giờ cần đến nó nữa. Chẳng hạn, nếu ta có 7 email
dạng “reply all” của cả nhóm thì hãy xóa 6 bức ở dưới vì bức sau cùng đã
chứa đủ thông tin.
Delegate it
(Ủy
nhiệm)
… một ai khác có thể xử lý công việc. Sau đó lưu/ xóa bản gốc.
