Thiết bị... hiển nhiên là điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy in, sọt rác, đồ
đạc và/ hoặc đầu máy video.
Bạn không nghi ngờ gì về việc có nhiều thứ trong 4 loại trên − cơ bản là vì
tất cả các công cụ của bạn đều không liên quan đến chúng. Những thứ khác
được đặt “vào trong”. Nhưng nhiều thứ bạn có thể làm sáng tỏ ngay từ đầu
như nguồn cung cấp, tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị cũng có thể
có hoạt động liên kết với chúng bởi vì chúng chưa ở nơi chính xác của
mình.
Ví dụ, hầu hết mọi người đều có tài liệu tham khảo hết hạn hoặc cần được
sắp xếp lại trong ngăn kéo. Những thứ này nên được đặt “vào trong”.
Nhưng nếu ngăn kéo của bạn không kiểm soát được hay có quá nhiều tài
liệu “không sử dụng” hoặc chưa được sắp xếp, đó là sự không đầy đủ cần
phải được bổ sung. Những tấm ảnh của con bạn đều mới chụp phải không?
Đây có phải là tác phẩm nghệ thuật bạn muốn treo trên tường không?
Những vật kỷ niệm này có thật sự là những thứ bạn muốn giữ lại hay
không? Những đồ đạc này có còn giá trị như vốn có không? Máy tính có
được lắp đặt theo cách bạn muốn không? Nói cách khác, nguồn cung cấp,
tài liệu tham khảo, vật trang trí và thiết bị có thể cần vứt vào sọt rác nếu
không còn giá trị sử dụng.
Các vấn đề về thu thập thông tin
Khi tham gia vào quá trình thu thập thông tin, bạn có thể làm một hoặc
nhiều việc sau:
• Bạn để nhiều việc vào một hệ thống.
• Bạn dọn dẹp và sắp xếp không đúng.
• Bạn có một số dạng tài liệu đã được thu thập và sắp xếp.
• Bạn tình cờ gặp những thứ quan trọng mà bạn không muốn giữ lại.
