Sẽ thế nào nếu đặt một thứ quá lớn vào hệ thống? Nếu bạn không thể đặt
một thứ gì đó vào hệ thống, hãy mô tả nó trên một mẩu giấy nhỏ. Ví dụ,
nếu bạn có một bức tranh hay một tác phẩm nghệ thuật khác sau cánh cửa
văn phòng thì bạn chỉ cần viết cụm từ “tác phẩm nghệ thuật đằng sau cánh
cửa” lên một mẩu giấy và đặt nó vào hệ thống.
Hãy chắc chắn là bạn sẽ thường xuyên cập nhật hệ thống. Điều này đem lại
hai lợi ích. Nếu hệ thống sắp xếp của bạn có nhiều mẩu giấy minh họa mọi
thứ, thì sẽ rất hữu ích nếu muốn biết mẩu giấy được viết khi nào. Đó cũng
là một thói quen tốt để cập nhật những thứ bạn viết ra, từ mẩu giấy ghi chú
trong hộp đựng hộp thư thoại, đến các ghi chú gọi điện cho khách hàng. Bỏ
ra một chút thời gian để những mẩu giấy trở nên hữu dụng là việc làm rất
đáng giá mà bạn nên phát triển thành một thói quen.
Sẽ như thế nào nếu để quá nhiều hồ sơ vào hệ thống? Nếu bạn giống 98%
khách hàng của tôi, hành động thu thập thông tin bạn đầu của bạn sẽ có kết
quả hơn nhiều so với những gì chất đống trong hệ thống. Trong trường hợp
này, hãy tạo ra từng chồng tài liệu chất quanh hệ thống và, thậm chí xếp
dưới sàn nhà. Cuối cùng, khi bạn xử lý và sắp xếp mọi thứ, hệ thống của
bạn sẽ trống rỗng. Trong lúc này, hãy chắc chắn rằng có một sự khác biệt
hiển nhiên giữa những chồng tài liệu “bên trong” và tất cả những thứ khác.
Vứt bỏ ngay lập tức. Nếu một thứ hiển nhiên là vô giá trị, hãy vứt bỏ ngay
khi bạn thấy nó. Đối với một số khách hàng của tôi, điều này được đánh
dấu bằng lần đầu tiên họ dọn sạch ngăn kéo của mình!
Nếu bạn không chắc chắn một thứ gì đó có đáng giữ lại hay không, hãy đặt
nó vào “bên trong”. Bạn có thể quyết định về nó sau này, khi xử lý hệ
thống. Những gì bạn không muốn làm thì đừng để mình bị cuốn hút vào
những việc nhỏ nhặt, hãy cố gắng quyết định làm gì. Bạn sẽ xem lại nó sau
này nếu nó ở “bên trong” hệ thống và thật dễ dàng để có quyết định như
vậy khi bạn đang ở trong một mô hình xử lý. Mục đích của quá trình thu
