Ví dụ, nhiều khách hàng tham gia đợt tập huấn của tôi muốn lập một hệ
thống PDA đồng bộ với Microsoft Outlook mà công ty họ sử dụng cho
email hay lập trình. Việc đầu tiên chúng tôi phải làm (sau khi thu thập hệ
thống thông tin) là đảm bảo phần cứng và phần mềm đều hoạt động tốt. Sau
đó, chúng tôi dọn dẹp (thông thường là in ra và tẩy xóa) mọi thứ trước đây
chúng tôi cố gắng sắp xếp trong danh sách công việc Outlook và đặt chúng
vào hệ thống thông tin. Tiếp theo, chúng tôi lập ra vài hạng mục công việc
như “Các cuộc điện thoại”, “Công việc vặt”, “Tổ chức”, “Làm việc với
máy tính”... Khi bắt đầu xử lý hệ thống thông tin, khách hàng có thể ngay
lập tức đến bên máy tính và thực hiện các bước hành động trực tiếp trong
hệ thống mà mình thường dùng.
Nếu bạn chưa thể sử dụng được những thứ như hệ thống nhắc nhở cá nhân
thì đừng lo lắng. Bạn có thể bắt đầu xử lý công việc với công nghệ thấp
bằng các mẩu giấy. Sau đó, khi đã có hệ thống khác, bạn sẽ nâng cấp những
công cụ đó.
Hướng dẫn xử lý
Cách tốt nhất để học mô hình này là làm theo nó. Nhưng có một vài nguyên
tắc cơ bản sau đây:
• Xử lý công việc quan trọng trước.
• Xử lý từng công việc.
• Đừng bao giờ đặt một thứ gì đó trở lại hệ thống thông tin.
Công việc quan trọng trước tiên
Ngay cả khi việc quan trọng thứ hai là đi gặp tổng thống còn việc quan
trọng thứ nhất là trả lời một bức thư vô giá trị, thì bạn cũng phải xử lý bức
thư vô giá trị trước! Ví dụ không có thật này nhằm làm rõ một quan điểm,
một nguyên tắc quan trọng: mọi việc đều phải được xử lý công bằng. Động
