từ “xử lý” không có nghĩa là “dành thời gian cho”. Nó có nghĩa là “quyết
định xem công việc là gì và đưa ra hành động để giải quyết chúng”. Bạn
phải làm mọi việc trong hệ thống thông tin ngay khi có thể và không nên
trốn tránh giải quyết bất cứ thứ gì.
Xem lướt qua công việc không phải là cách xử lý
Hầu hết mọi người xem hệ thống thông tin hay email của mình và giải
quyết những công việc thú vị, vui vẻ hay khẩn cấp nhất trước. “Xem lướt
qua công việc” cũng tốt, đôi khi là cần thiết (tôi cũng thường làm vậy). Có
thể bạn sẽ chấm dứt cuộc hội thảo chỉ trong 15 phút. Do vậy, bạn phải chắc
chắn rằng không còn thứ gì chưa được khám phá và biết được liệu khách
hàng có trả lời email về vụ làm ăn béo bở hay không.
Nhưng đó không phải là cách xử lý hệ thống thông tin của bạn mà chỉ là sự
xem lướt qua. Khi xử lý công việc, bạn phải có thói quen bắt đầu và khởi
động công việc theo một trật tự nhất định. Khi bạn phá vỡ nguyên tắc đó và
chỉ xử lý những việc bạn cảm thấy muốn làm theo những trật tự khác nhau,
bạn sẽ để lại nhiều công việc không được giải quyết. Bạn sẽ không còn giải
quyết công việc từ trên xuống dưới và công việc sẽ bị tồn đọng.
LIFO hay FIFO?
Theo lý thuyết, bạn nên xử lý hệ thống thông tin từ trên xuống dưới và việc
nào đến trước thì giải quyết trước. Nếu bạn làm việc từ đầu đến cuối thì sẽ
không quá khó khăn. Bạn sẽ thấy tất cả công việc cần giải quyết trong một
trật tự. Nếu bạn cố gắng xóa những bức thư dở dang trong hệ thống thông
tin, bạn sẽ thấy rằng, sẽ hiệu quả hơn khi xử lý việc cuối cùng trước, bởi vì
hàng chuỗi các cuộc thảo luận tích lũy trên đầu các công việc khác.
Xử lý từng việc một
Trong khi xử lý hệ thống thông tin, bạn có thể có xu hướng làm một việc gì
đó mà mình không biết chính xác, sau đó, quan tâm đến hàng đống công
