Theo mục đích của việc tổ chức, như tôi đã nói, có hai loại hành động cơ
bản: những hành động cần được thực hiện vào ngày hoặc thời gian cụ thể
và những hành động cần được làm càng sớm càng tốt khi bạn có thời gian
để ý đến chúng, sẽ là những hạng mục được xếp vào lịch của bạn. Những
hạng mục hành động được đưa vào lịch có thể có thời gian cụ thể (“từ 4
đến 5 giờ: gặp Jim”) hoặc ngày cụ thể (“gọi điện cho Rachel vào thứ ba để
hỏi xem cô ấy có đề xuất gì không”).
Khi xử lý thông tin trong giỏ thông tin, bạn có thể phát hiện ra những thứ
mà bạn sẽ chuyển ngay sang lịch. Ví dụ, bạn nhận ra rằng, công việc tiếp
theo của đi khám bệnh định kỳ là gọi điện và hẹn, và như vậy (hành động
này không mất quá 2 phút) bạn đã thật sự làm luôn khi thấy nó. Viết một
cuộc hẹn lên lịch khi bạn làm là một việc bình thường.
Tuy nhiên, điều mà nhiều người muốn làm, dĩ nhiên là dựa theo những thói
quen cũ, là lập danh sách việc làm hàng ngày, đưa các hành động vào lịch
mà họ cho rằng thật sự thích làm nhưng rồi họ lại không làm và hành động
đó bị đẩy sang các ngày sau. Kháng cự tức là thúc đẩy. Bạn phải tin cuốn
lịch là một vật thiêng liêng phản ánh thật sự những giới hạn trong cam kết
hàng ngày của bạn, mà những cam kết đó phải nhìn thoáng qua cũng thấy
khi bạn bắt đầu làm việc. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu cuốn lịch làm việc chỉ
ghi những công việc bạn phải hoàn thành trong ngày hôm đó. Khi cuốn lịch
làm việc được sử dụng đúng chức năng trong tổ chức, phần lớn các hành
động bạn cần phải làm được chuyển sang mục “làm càng sớm càng tốt, đề
phòng mình phải làm những thứ khác”.
Tổ chức các hành động càng sớm càng tốt theo hoàn cảnh
Trong nhiều năm làm việc, tôi nhận ra cách tốt nhất để nhớ đến những việc
“làm càng sớm càng tốt khi có thể” là đặt nó vào một hoàn cảnh cụ thể phải
có hành động đó − hoàn cảnh đó có thể là công cụ, địa điểm hay người cần
thiết để hoàn thành công việc. Ví dụ, nếu công việc cần có máy tính, nó sẽ
được đưa vào danh sách “Làm việc với máy tính”. Nếu công việc yêu cầu
