Nếu bạn có một phòng làm việc tại nhà giống tôi thì bất cứ việc gì chỉ có
thể làm tại đó nên được ghi vào danh sách “Ở nhà” (nếu bạn chỉ làm việc ở
nhà và không phải đi tới văn phòng, bạn không cần phải có danh sách “Tại
văn phòng” mà chỉ cần một danh sách “Ở nhà” là đủ).
“Chương trình làm việc”. Bạn sẽ thường xuyên nhận thấy rất nhiều công
việc tiếp theo của bạn cần phải xảy ra hoặc là vào một thời điểm cụ thể với
một người nào đó, hoặc được đưa ra tại cuộc họp ủy ban, nhóm hay nhân
viên. Bạn phải nói chuyện với đối tác về kế hoạch năm tới; bạn biết kế
hoạch làm việc mùa xuân của chồng; bạn phải giao nhiệm vụ cho thư ký,
một việc rất phức tạp nếu giải thích qua email. Và bạn phải ông bố sự thay
đổi trong chính sách báo cáo chi tiêu vào cuộc họp nhân viên ngày thứ hai.
Những công việc tiếp theo cần được đặt trong các danh sách “Chương trình
làm việc” riêng biệt cho từng người và từng cuộc họp (giả sử bạn tham gia
những cuộc họp đó thường xuyên). Nếu bạn tận tâm về quyết định tất cả
các công việc tiếp theo, có thể bạn sẽ phải cần từ 3 đến 15 danh sách như
vậy. Theo tôi, phải có những tập hồ sơ hay danh sách riêng biệt cho sếp, đối
tác, trợ lý, vợ chồng hay con cái của bạn. Bạn cũng nên có hồ sơ cho luật
sư, nhà tư vấn tài chính, kế toán và nhà tư vấn máy tính, cũng như cho bất
cứ ai bạn cần giải quyết công việc trong lần gọi điện sau.
Nếu bạn tham gia vào các cuộc họp sắp tới − họp nhân viên, họp dự án, họp
ban quản trị, họp hội đồng,… − thì những cuộc họp đó cũng cần được lập
hồ sơ riêng. Trong các hồ sơ này, bạn có thể lựa chọn những gì sẽ nêu ra
trong cuộc họp.
Thông thường, bạn sẽ muốn giữ lại một danh sách tạm thời những gì bạn sẽ
phải làm với một người nào đó trong thời gian ngắn. Ví dụ, nếu bạn thuê
một nhà thầu để sửa chữa, xây mới nhà hay bất động sản của mình, bạn có
thể tạo một danh sách cho anh ta trong suốt quá trình. Khi bạn kiểm tra
công trình nhưng anh ta không có mặt ở đó và bạn có thể có một vài điều
