chế tự điều khiển nào đó sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn cái gì muốn giữ và
cái gì phải loại bỏ.
Cũng rất hữu ích nếu trong tay bạn có sẵn một số tài liệu để đọc và dễ dàng
lấy ra khi bạn có thời gian rảnh rỗi, ví dụ: bạn đang trên đường đi họp mà
cuộc họp đó có thể bắt đầu muộn; bạn tham dự một cuộc hội thảo nhưng
không có gì để thảo luận; bạn có cuộc hẹn với nha sĩ nhưng phải chờ đợi.
Đây là những cơ hội tốt để bạn xử lý những tài liệu cần đọc. Những người
không tổ chức tài liệu dưới dạng “Đọc/Xem xét lại” sẽ lãng phí rất nhiều
thời gian vì cuộc sống có nhiều những khoảng thời gian ngắn ngủi để có thể
xử lý công việc.
Tổ chức danh sách “Chờ đợi”
Giống như những phương tiện nhắc việc bạn cần làm, phương tiện nhắc
những việc bạn chờ đợi để lấy lại hoặc chờ đợi người khác thực hiện cũng
cần được phân loại và xếp nhóm. Bạn không nhất thiết phải theo dõi những
bước hành động riêng biệt mà chỉ cần theo dõi các dự án cuối cùng hoặc tài
liệu chuyển giao cuối cùng do người khác chịu trách nhiệm. Ví dụ: bạn đặt
vé xem ca nhạc tại rạp hát, máy quét sẽ được đem đến văn phòng, tài liệu
trong dự án đã được phía khách hàng phê duyệt... Bạn không cần có
phương tiện nhắc việc khi công việc tiếp theo là trách nhiệm của người
khác, mà chỉ cần biết việc bạn cần chờ đợi gì, ở ai. Vai trò của bạn là xem
xét lại danh sách đó thường xuyên theo yêu cầu và đánh giá xem bạn có
phải đưa ra hành động nào không (ví dụ, kiểm tra hiện trạng hoặc thúc đẩy
dự án).
Bạn có thể nhận thấy hiệu quả khi bạn luôn giữ danh sách “Chờ đợi” trong
cùng một hệ thống với phương tiện nhắc việc cho danh sách “Các công
việc tiếp theo”. Trách nhiệm đối với công việc tiếp theo có thể chuyển từ
bên này sang bên kia nhiều lần trước khi dự án hoàn thành. Ví dụ, bạn có
thể phải gọi điện cho người bán hàng để yêu cầu một kế hoạch cho công
việc (trong danh sách “Các cuộc điện thoại”). Sau khi gọi điện, bạn đợi
