Một ví dụ khác, mọi người thấy dễ dàng hơn khi xử lý các hóa đơn bằng
cách thanh toán chúng tại một thời điểm và ở một chỗ. Họ sẽ muốn giữ hóa
đơn trong cặp đựng hồ sơ hay trong giỏ đựng có dán nhãn “Các hóa đơn
cần thanh toán” (hoặc tổng quát hơn là “Vấn đề tài chính cần xử lý”).
Tương tự, những biên lai cho các khoản chi tiêu sẽ được xử lý tại thời điểm
phát sinh hoặc lưu giữ trong phong bì hay cặp đựng hồ sơ có nhãn “Các
biên lai cần xử lý” .
Bản chất cụ thể của công việc, thông tin đầu vào và môi trường làm việc
của bạn có thể có hiệu quả đối với việc tổ chức các nhóm khác chỉ sử dụng
giấy tờ ban đầu. Ví dụ, một chuyên gia chăm sóc khách hàng có thể phải
giải quyết rất nhiều yêu cầu nảy sinh dưới dạng văn bản. Trong trường hợp
này, việc lưu giữ những giỏ thông tin hay hồ sơ chỉ bao gồm những mục có
thể hành động là cách quản lý tốt nhất.
Việc ghi phương tiện nhắc việc vào một danh sách hay việc sử dụng tài liệu
gốc trong giỏ thông tin hay kẹp hồ sơ tốt hơn phụ thuộc nhiều vào công tác
hậu cần. Bạn có thể sử dụng các phương tiện nhắc việc này ở những nơi
khác ngoài ngăn kéo bàn làm việc không? Nếu có, bạn phải xem xét tới khả
năng có thể mang tài liệu đi cùng. Nếu bạn không thể làm việc đó ở nơi nào
khác ngoài bàn làm việc thì việc quản lý những phương tiện nhắc việc chỉ
tại nơi làm việc sẽ tốt hơn.
Cho dù bạn chọn phương án nào, những phương tiện nhắc việc phải dễ nhìn
thấy, tách biệt theo yêu cầu của công việc tiếp theo. Nếu công việc tiếp theo
trong thứ tự làm việc là gọi điện thì nó phải được đưa vào danh sách “Các
cuộc điện thoại”. Nếu công việc tiếp theo là xem xét lại thông tin và nhập
vào máy tính, nó sẽ được đưa sang danh sách “Làm việc với máy tính”. Tôi
nhận thấy, nhân tố làm giảm mạnh nhất tính hiệu quả của nhiều hệ thống
luồng công việc là lưu giữ tất cả các tài liệu của một loại (ví dụ như các yêu
cầu dịch vụ) trong cùng một khay, cho dù mỗi loại hành động khác nhau
cần một khay riêng. Một yêu cầu cần phải gọi điện, yêu cầu khác là xem
