xét lại dữ liệu và yêu cầu khác nữa là đợi ai đó xem lại thông tin, nhưng tất
cả lại được phân loại vào cùng một nhóm. Cách sắp xếp này khiến đầu óc
của chúng ta tê liệt trước hàng đống yêu cầu, bởi vì tất cả các quyết định về
các công việc tiếp theo đang bị treo.
Hệ thống cá nhân của tôi rất dễ di chuyển, với hầu hết mọi thứ đều được
xếp trong danh sách, nhưng tôi vẫn duy trì hai nhóm nhắc việc dạng giấy.
Tôi mang theo một kẹp hồ sơ bằng nhựa dán nhãn “Đọc/Xem xét lại” và
một kẹp hồ sơ khác với nhãn “Mục dữ liệu”. Ở kẹp hồ sơ thứ hai, tôi cho
vào tất cả những gì có công việc tiếp theo, chỉ đơn giản là nhập dữ liệu vào
máy tính (những tấm card visit cần lưu vào danh sách điện thoại/địa chỉ,
những trích dẫn trong dữ liệu “trích dẫn” của tôi, các bài báo viết về các
nhà hàng mà tôi muốn đưa vào trong danh sách phụ của “Du lịch thành
phố”,…).
Quản lý luồng công việc trên email
Giống như những thông tin trên giấy, các email cần có hành động đôi khi
được sử dụng như phương tiện nhắc việc tốt nhất cho chính chúng – trong
trường hợp này nó nằm trong hệ thống email được theo dõi. Điều này đặc
biệt đúng nếu bạn có quá nhiều email và phải dành rất nhiều thời gian xử lý
chúng. Những email bạn phải xử lý có thể lưu trữ trong hệ thống thay vì
phải ghi những hành động kèm theo chúng vào một danh sách.
Nhiều khách hàng của tôi thấy hữu ích khi thiết lập hai hay ba tệp thông tin
trong email của mình. Đúng vậy. Hầu hết các tệp thông tin trong email
được sử dụng để tham khảo hay lưu trữ thông tin, nhưng nó cũng có khả
năng thiết lập một hệ thống lưu trữ các thông tin có thể hành động một cách
có tổ chức, bên ngoài của hệ thống thông tin “trong” (nơi hầu hết mọi
người giữ thông tin).
Tôi khuyên bạn nên tạo ra một tệp chứa các email mà bạn phải xử lý nhiều-
hơn-2-phút (lại một lần nữa, bạn phải có khả năng gửi đi nhiều thông điệp
