ngay tức thì bằng cách tuân theo nguyên tắc 2 phút). Tên tệp phải được bắt
đầu bằng một chữ cái hoặc biểu tượng để: (1) nó khác với danh sách tham
khảo của bạn; và (2) nó nằm trong tệp tin hàng đầu trong thanh công cụ.
Nếu sử dụng những biểu tượng như “@” trong Microsoft hay “_” trong
Lotus, nó sẽ xếp hàng đầu trong hệ thống. Tên tệp tin của bạn là “@ Công
việc” sẽ lưu giữ những email mà bạn cần xử lý.
Sau đó, bạn có thể tạo ra tệp tin có tên “@ Chờ đợi” sẽ nằm ở cùng chỗ với
tệp tin “@ Công việc”. Khi bạn nhận được email chỉ rõ ai đó phải làm gì
mà bạn cần theo dõi, bạn có thể cho nó vào tệp tin “@ Chờ đợi”. Nó cũng
lưu giữ các phương tiện nhắc việc của những gì bạn giao cho người khác
làm thông qua email: khi bạn chuyển tiếp cái gì cho ai, hay sử dụng email
để đưa ra một yêu cầu hoặc chuyển giao công việc, hãy lưu lại một bản
trong tệp tin “@ Chờ đợi” .
Một số phần mềm ứng dụng (ví dụ phần mềm Lotus Notes) cho phép bạn
lập hồ sơ một bản sao chép của email vào một tệp khi gửi email đó đi (nhấn
vào nút “Gửi và lưu hồ sơ”). Một số phần mềm khác (ví dụ Outlook) sẽ tự
động lưu vào tệp tin “Thư gửi đi” của bạn. Trong trường hợp sau, có vẻ như
giải pháp tốt nhất đối với nhiều người là sao chép (gửi lưu cho biết địa chỉ
hoặc gửi lưu không cho biết địa chỉ) bức thư khi họ chuyển chúng qua
email và sau đó đưa bản sao chép đó vào tệp tin “@ Đang chờ đợi” (khi sử
dụng chương trình phần mềm Outlook, nó sẽ gửi tự động bất cứ email nào
bạn gửi lưu cho chính mình trong một tệp tin đã chọn. Đây chính là kiểu
bản sao của tiến trình vừa trình bày).
Xử lý “làm rỗng” thông tin “đầu vào”. Phương pháp được mô tả chi tiết ở
trên cho phép bạn xử lý và làm rỗng tất cả email trong giỏ thông tin thư
đến. Đây chính là công cụ tuyệt vời giúp bạn hiểu rõ và kiểm soát công
việc hàng ngày. Bạn sẽ sử dụng giỏ thông tin thư đến như thông tin đầu
vào, do đó, bất cứ thư nào còn trong đó sẽ được coi như một tin nhắn trong
máy điện thoại trả lời tự động – đèn nháy báo cho bạn biết cần phải xử lý
